專案管理工具Binlo 助中小企實踐遙距營商
撰文：經一編輯部 ｜ 圖片：新傳媒資料室、由受訪者提供
疫情加速企業數碼轉型，其實遙距工作的風氣，早在全球化及互聯網普及下，變得愈來愈盛行，因為不少工作已外判到海外地區，工作小組遍布全球不同角落，線上組織團隊成為重要課題。
Binlo創辦人范致賢（Felix）是「90後」，他察覺到愈來愈多本地企業嘗試使用數碼方案，卻仍然以低效率的紙張往來、電話溝通，以及人手記錄工作流程等傳統方式合作，令遙距工作變得繁複、降低整體工作效率。
香港企業的工作文化相對較為傳統，疫情爆發前，「上班工作」意指回辦公室工作，然而疫情影響之下，企業霎時間需要使用更靈活的「上班工作」安排，讓員工在家辦公。
實時掌握最新狀態
初時在家工作安排令不少人感到不適應，也令企業措手不及，甚至有部分企業暫停運作，令香港乃至全球的企業，急需研究遙距營商的可行方案。Felix說：「為了讓本地企業更快適應遙距營商、員工在家工作，首要是鼓勵團隊採納線上工具，讓同事之間有效遙距交流、記錄和同步工作，Binlo專案管理工具因而應運而生。」
Binlo專為亞洲市場而設，這是一個視覺看板，讓員工輕鬆地在線上記錄工作、檢視細節、討論流程等。Binlo操作簡單，員工只需將每項工作輸入到一張張的卡牌上，每張任務卡加入獨立的清單（checklist）及到期日，令限期及程序清楚顯示，然後貼在Binlo的視覺看板，便可讓各合作成員實時掌握最新工作狀態。
文字轉化為圖像
團隊所有成員可在線上查閱每個人的工作進度，一目了然，代替於傳統辦公室叫喚身旁同事交代工作，甚至讓海外同事同步更新訊息及進度、遙距合作。「為更發揮線上工具的優勢，Binlo將工作項目圖像化，因為相較於文字，人的大腦會較快理解圖像。」
用戶可透過Binlo將文字版本的進度表或工作清單，轉換成一張張可移動的卡牌，排列於不同行列， 每當完成工作便將卡牌移動位置，情況就像檢視掛在白板牆上、條理清晰的便利貼，更容易查閱並組織工作。
為了推動中小企數碼轉型，Felix研究各種能夠降低企業經濟負擔、善用「科技券」的方案。政府於2016年起推出「科技券」，支援本地企業或機構使用科技服務和方案，以提高生產力或將業務流程升級轉型，資助上限為60萬元。
他在制定Binlo月費計劃時，因應企業員工的數目劃分，分為一人「個人版」，少於20人的「商業版」及多於20人的「旗艦版」。以「商業版」為例，若企業員工數目19人，獲得資助額後，人均每日只需支付2元，低成本地解決團體遙距營商或在家工作的協作問題。
Felix大學畢業後，首次創業從事開發應用程式，他先後寄出逾100封信尋找天使投資者，最終獲得青睞。但由於香港投資風氣追求回本快和增長快，他的投資者中途離場；加上公司收入不穩，生意最終失敗收場。
130間公司登記試用
其後，他轉型並創立網絡推廣公司，生意快速增長，經商多年，他逐漸明白創業不能將賺取金錢放在首位，而是先思考如何幫助別人成功、解決別人的問題，自己才有成功的可能。
當他構思如何幫助身邊的商家，了解商家共同痛點並構思解決方案時，發現大部分香港企業都以傳統模式經商，公司業務成形後業績便停滯不前，缺乏創新科技元素，疫情之下大受打擊，於是啟發他創立Binlo的靈感。
他希望協助中小企善用IT系統、提升生產力，適應營商新環境，特別是協調遙距在家工作的員工、以網上形式有效合作。自2020年11月起，Binlo接受本地公司登記試用，尚未正式推出已吸引多達130間公司使用，包括時昌迷你倉、e-banner等知名企業，並於2020年12月31日正式登陸本地市場。
市面上的專項管理工具，大多由西方企業研發，培訓資料主要用英文，Binlo專為亞洲市場而設，全球首家定期提供廣東話培訓及支援，協助企業快速採納。
不同部門加強合作
時昌迷你倉及e-banner是其中兩間率先採用Binlo的企業，時昌迷你倉創辦人Kevin Shee說：「公司分店遍布全港18區，銷售及營運部同事收到客戶預約看倉後，需要通力合作。透過Binlo，銷售部同事可用手機遙距更新不同迷你倉的出租率，並通知營運部個別客戶的需要，甚至進行跨區調倉迎合客戶需要，這一切看似複雜的操作，Binlo能將之簡化。」
e-banner創辦人Chris Chan說：「e-banner每天處理數以千計的印刷訂單，部分同事需要誇部門合作，同事之間的訊息和分工，經常出現混淆，導致少量漏單、設計出錯等情況。Binlo填充了我們內部管理系統的缺口，讓世界各地70多位同事能同步資訊、有效分工，各司其職，長遠提升印刷服務質素，鞏固e-banner本港印刷龍頭企業地位。」
