專案管理工具Binlo 助中小企實踐遙距營商

專案管理工具Binlo 助中小企實踐遙距營商

疫情仍未止息,大家需要以混合模式工作,市面出現愈來愈多工具,協助中小企實踐數碼轉型、遙距營商。為協助中小企適應在家工作,「90後」Binlo創辦人范致賢(Felix)研發出專案管理工具,讓工作細項化為井井有條的卡牌,促成更高效的團隊合作,甫推出即獲130間企業登記試用。

撰文:經一編輯部 | 圖片:新傳媒資料室、由受訪者提供

疫情加速企業數碼轉型,其實遙距工作的風氣,早在全球化及互聯網普及下,變得愈來愈盛行,因為不少工作已外判到海外地區,工作小組遍布全球不同角落,線上組織團隊成為重要課題。

Binlo創辦人范致賢(Felix)是「90後」,他察覺到愈來愈多本地企業嘗試使用數碼方案,卻仍然以低效率的紙張往來、電話溝通,以及人手記錄工作流程等傳統方式合作,令遙距工作變得繁複、降低整體工作效率。

香港企業的工作文化相對較為傳統,疫情爆發前,「上班工作」意指回辦公室工作,然而疫情影響之下,企業霎時間需要使用更靈活的「上班工作」安排,讓員工在家辦公。

專案管理工具Binlo 助中小企實踐遙距營商
Felix(前排右)與團隊合力研發Binlo,提升企業的工作效率。

實時掌握最新狀態

初時在家工作安排令不少人感到不適應,也令企業措手不及,甚至有部分企業暫停運作,令香港乃至全球的企業,急需研究遙距營商的可行方案。Felix說:「為了讓本地企業更快適應遙距營商、員工在家工作,首要是鼓勵團隊採納線上工具,讓同事之間有效遙距交流、記錄和同步工作,Binlo專案管理工具因而應運而生。」

Binlo專為亞洲市場而設,這是一個視覺看板,讓員工輕鬆地在線上記錄工作、檢視細節、討論流程等。Binlo操作簡單,員工只需將每項工作輸入到一張張的卡牌上,每張任務卡加入獨立的清單(checklist)及到期日,令限期及程序清楚顯示,然後貼在Binlo的視覺看板,便可讓各合作成員實時掌握最新工作狀態。

文字轉化為圖像

團隊所有成員可在線上查閱每個人的工作進度,一目了然,代替於傳統辦公室叫喚身旁同事交代工作,甚至讓海外同事同步更新訊息及進度、遙距合作。「為更發揮線上工具的優勢,Binlo將工作項目圖像化,因為相較於文字,人的大腦會較快理解圖像。」

專案管理工具Binlo 助中小企實踐遙距營商
Binlo將工作細項化為井井有條的卡牌,讓不同員工一目了然,掌握工作進度。

用戶可透過Binlo將文字版本的進度表或工作清單,轉換成一張張可移動的卡牌,排列於不同行列, 每當完成工作便將卡牌移動位置,情況就像檢視掛在白板牆上、條理清晰的便利貼,更容易查閱並組織工作。

為了推動中小企數碼轉型,Felix研究各種能夠降低企業經濟負擔、善用「科技券」的方案。政府於2016年起推出「科技券」,支援本地企業或機構使用科技服務和方案,以提高生產力或將業務流程升級轉型,資助上限為60萬元。

他在制定Binlo月費計劃時,因應企業員工的數目劃分,分為一人「個人版」,少於20人的「商業版」及多於20人的「旗艦版」。以「商業版」為例,若企業員工數目19人,獲得資助額後,人均每日只需支付2元,低成本地解決團體遙距營商或在家工作的協作問題。

Felix大學畢業後,首次創業從事開發應用程式,他先後寄出逾100封信尋找天使投資者,最終獲得青睞。但由於香港投資風氣追求回本快和增長快,他的投資者中途離場;加上公司收入不穩,生意最終失敗收場。

專案管理工具Binlo 助中小企實踐遙距營商
每完成一個工作細項,可以移動卡牌,實時更新進度。

130間公司登記試用

其後,他轉型並創立網絡推廣公司,生意快速增長,經商多年,他逐漸明白創業不能將賺取金錢放在首位,而是先思考如何幫助別人成功、解決別人的問題,自己才有成功的可能。

當他構思如何幫助身邊的商家,了解商家共同痛點並構思解決方案時,發現大部分香港企業都以傳統模式經商,公司業務成形後業績便停滯不前,缺乏創新科技元素,疫情之下大受打擊,於是啟發他創立Binlo的靈感。

他希望協助中小企善用IT系統、提升生產力,適應營商新環境,特別是協調遙距在家工作的員工、以網上形式有效合作。自2020年11月起,Binlo接受本地公司登記試用,尚未正式推出已吸引多達130間公司使用,包括時昌迷你倉、e-banner等知名企業,並於2020年12月31日正式登陸本地市場。

市面上的專項管理工具,大多由西方企業研發,培訓資料主要用英文,Binlo專為亞洲市場而設,全球首家定期提供廣東話培訓及支援,協助企業快速採納。

不同部門加強合作

時昌迷你倉及e-banner是其中兩間率先採用Binlo的企業,時昌迷你倉創辦人Kevin Shee說:「公司分店遍布全港18區,銷售及營運部同事收到客戶預約看倉後,需要通力合作。透過Binlo,銷售部同事可用手機遙距更新不同迷你倉的出租率,並通知營運部個別客戶的需要,甚至進行跨區調倉迎合客戶需要,這一切看似複雜的操作,Binlo能將之簡化。」

e-banner創辦人Chris Chan說:「e-banner每天處理數以千計的印刷訂單,部分同事需要誇部門合作,同事之間的訊息和分工,經常出現混淆,導致少量漏單、設計出錯等情況。Binlo填充了我們內部管理系統的缺口,讓世界各地70多位同事能同步資訊、有效分工,各司其職,長遠提升印刷服務質素,鞏固e-banner本港印刷龍頭企業地位。」