Infocan善用企業資源 最低成本數碼轉型

Infocan善用企業資源 最低成本數碼轉型

疫情反覆,不少企業再度安排員工在家工作,經歷數波爆發,企業已經漸漸適應混合工作模式這種新常態。要讓身在不同地方的員工共同協作,電腦硬件及軟件必不可少,大企業可能只需調配資源,但對於中小企來說,未必有財力投資升級。事實上,中小企未必需要投資大量資源,也可以做到相同效果,前提是先搞清楚現有資源,然後善用軟件,達到不同的目標。

撰文:經一編輯部 | 圖片:新傳媒資料室、圖片由受訪者提供

安富勤電腦(香港)有限公司(Infocan)總監吳子隆說:「中小企都會購買不同的軟件使用,有些完全沒有用;有些只用小部分,根本未善用已有資源。」以Microsoft 365為例,包含Word、Excel、PowerPoint、OneNote和Outlook等應用程式,另還有雲端協作平台Microsoft Teams。

三個階段數碼化

不同的工作流程需要使用不同的應用程式,除了同一品牌的程式外,還會用到其他公司推出的軟件或程式。「以往需要由專業的程式員撰寫程式,企業的員工才能夠在線上進行不同工作,事實上,一般員工也可以輕易設計流程。」

Microsoft 365內還有一個名為Power Apps的應用程式,用戶可透過低開源碼(low code)或無開源碼(no code),將不同的應用程式及流程整合在一起,所以即使不是資訊科技專才,也可以做到。近年「全民開發者」概念日趨流行,意指略懂或沒有編寫程式經驗者,亦能利用現有開發平台或軟件,輕易建立業務應用程式,加速業務數碼化的進程。

為了響應這個趨勢,Infocan推出客製化的「全方位支援數碼轉型」諮詢計劃,透過深入分析企業面對的技術問題,提升企業科技應用程度,幫助客戶數碼轉型。Infocan的專業人員,會先了解企業現時使用資訊科技的狀況,包括正在使用的軟件,然後因應企業的需求,提供顧問服務及培訓。

「企業數碼轉型的進程,可分為三個階段,這與企業規模有關,因為隨著企業發展,需要不同層面的數碼化。」以初起步的微企而言,需要先進行規範化,製制定數碼化流程;業務已上軌道的中小企,可以開始將不同工作流程數碼化,包括無紙化及自動化。

「一般而言,微企及中小企資源有限,根本無法聘請資訊科技專才,可以嘗試推行『全民開發者』概念。」

大企業著重員工互動

律師行Thomas Lee & Yu參加了Infocan的「全方位支援數碼轉型」諮詢計劃,將公司沿用的Microsoft 365轉移至雲端,讓身處家中及辦公室的員工,可以一起開會或處理文件。至於大型企業,大多本身已進行了一定程度的數碼化,主要期望透過不同的工具,提升員工的參與度、歸屬感及滿意度。

Infocan為國際知名手袋品牌,制定了一系列線上員工活動(employee engagement)。由於公司本身使用Microsoft 365,於是透過Yammer和Microsoft teams等平台,加強不同國家的員工的聯繫。

員工並能一同參加各種線上活動,例如圖片比賽,而獲取最多同事「讚好」的圖片更可獲得獎賞。此外,在Microsoft 365亦連接Recognize App,為各員工制定不同目標,當達到目標後,可往人力資源部領取獎賞。

Infocan善用企業資源 最低成本數碼轉型
Infocan吳子隆(右一)及資訊科技顧問胡子爵(右二)為陳愛倫律師行提供諮詢及後勤技術支援,與律師行代表蕭如蘭律師(左一)、周慧賢律師(左二)及陳愛倫律師(左三)接洽。

形成無縫的體驗

以上的例子,均是由普通的辦公室員工,透過Microsoft 365內的Power Apps,將不同的應用程式連接起來,然後形成無縫的體驗。Infocan可以為企業員工提供培訓課程,於短時間掌掘Power Apps的使用方法,最終因應公司的需要,編寫出不同的數碼化工作流程。

一般而言,培訓約需時三天,一天學習基本技巧,包括如何連接不同應用程式;另外兩天學習進階技巧,包括像Excel的指令,設計出無縫流程。培訓內容因應企業要求設計,費用各異,若以基本內容而言,一天課程約2,000多元;三天課程約5,000多元。

「全方位支援數碼轉型」諮詢計劃,涵蓋了各種低程式碼開發平台的應用,例如Microsoft Power Platform、Nintex Workflow和RPA、UiPath Studio等。讓非資訊科技專才人士亦能學習如何利用這些平台,開發加快工作流程及節省營運成本的資訊科技應用方案。

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律師行的工作流程較為傳統,Infocan先了解實際需要,再提供合適建議。

合資格項目可獲資助

此外,計劃還教導包括Klaxoon、Miro及Airtable等應用程式。除了提升效率外,亦能增加遙距會議的互動和參與,加強團隊溝通。Infocan成立於1989年,主力提供資訊科技顧問及培訓經驗,企業客戶數目逾2,000間,涵蓋各行各業,包括酒店、零售、銀行、金融及公營機構等。

Infocan是Microsoft認證的培訓機構,定期為不同商業機構,提供關於Microsoft軟件的培訓課程,包括單對單、小組形式及大型課程。自新冠肺炎疫情於2020年初開始爆發後,在第一波及第二波期間,Infocan先自行作出數碼轉型,將線下課程搬往線上,上半年整體學生數目減少。

隨著人們開始習慣數碼轉型,下半年的線上學生數目,較上半年大幅增加六成。「全方位支援數碼轉型」諮詢計劃當中的合資格項目,可申請政府推出的「遙距營商計劃」(D-Biz),計劃涵蓋12個與遙距營商有關的資訊科技類別。

培育人才

吳子隆及多名管理層均曾為該公司的實習生,因此Infocan積極推廣實習計劃予有意投身資訊科技行業的大專院校學生。計劃為實習生提供在職培訓,包括編寫程式技能及熱門科技應用知識,部分實習生有機會獲引薦到客戶機構實習。

Infocan委派專業人員協助實習生適應機構的工作環境及文化,以及應付較複雜的開發疑難,讓僱主既獲得適合人才,又能省卻培訓新員工的時間。2020年Infocan參與創新科技署推出的「創科實習計劃」,引薦經Infocan培訓的大專學生,到客戶機構的資訊科技部門實習。

就讀浸會大學、主修數學及統計的應屆畢業生Amy透過計劃,加入Infocan學習Microsoft Power Platform等低程式碼開發平台的知識後,獲推薦到一間高級時裝精品公司實習。Amy活用所學,在實習公司協助下設計自動化工作流程、新網站等,有效管理該公司的資訊科技器材,包括智能電話及電腦。

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