4大職場email錯誤

今期筆者會和讀者探討一些常見的職場email錯誤，並提供相應的解決方案，以幫助打工仔在職場中，能寫出更有效和專業的電郵。
首先，筆者會先分享數個最常見的錯誤。
常見錯誤（一）：將「Dear」併寫為「Deer」；或者將「your」和「you’re」混淆。
常見錯誤（二）：使用不當的稱呼。
在向客戶發送電子郵件時，將客戶的姓名併錯字母，或使用不正確的稱呼，例如稱呼女性客戶為「Mr.」。

語氣欠缺端莊

常見錯誤（三）：錯誤的語氣（tone）。
例如，在發送email給上司時，電郵內文語氣過於隨便，欠缺端莊。
以請假及索求資料為例，舉例（一）：

不正確寫法（Incorrect）: 「Hi, can you let me take leave next Monday?」

正確寫法（Correct）: 「I am writing to enquire if I can take leave next Monday.」

舉例（二）：不正確寫法（Incorrect）: 「Hey, what’s up? Can you send me that file ASAP?」
正確寫法（Correct）: 「 Dear [Recipient], I hope this email finds you well. Could you/Can you please send me the file as soon as possible?」

常見錯誤（四）：過度使用縮寫和簡寫。
例子如下：不正確寫法（Incorrect）: 「LOL, that’s hilarious!」

正確寫法（Correct）: 「Thank you for sharing that with me. I found it amusing.」

不正確寫法（Incorrect）: 「FYI, I won’t be able to attend the meeting tomorrow.」

正確寫法（Correct）: 「I wanted to let you know that unfortunately, I won’t be able to attend the meeting tomorrow.”」

說完一些常見錯誤後，讀者可能會有以下疑惑：究竟如何才能寫出一封語氣得當的email呢？
筆者認為有以下要點（注意不是每一封email都適用，要視乎自己的職位和寫email的動機）。
首先，多使用具積極/鼓勵性的說話。
「 I am delighted to inform you…」（我很興奮地告訴你）；「I am elated to be a part of this endeavour…」（我很榮幸能夠參與這個項目）
其次，要表達謝意。
「Thank you for the opportunity…」（感謝你給我這個機會）；「I sincerely appreciate your support and encouragement.」（ 我非常感激你的支持和鼓勵…）

最後，展示對工作的熱誠及信心

「This endeavour excites me because it corresponds with my expertise and interests…」（我對這個項目非常感興趣，因為它與我的興趣和專業背景相關）。
或「I am confident that we can complete this assignment satisfactorily…」（我相信我們的團隊有能力成功完成這個任務…）。