本港數碼靈活度滯後 Workday轉型停不了
自從新冠肺炎疫情於2020年初爆發，為了減少人與人之間的接觸，各個層面陸續使用科技，加速數碼轉型。
香港不少企業亦在疫情爆發期間加快數碼轉型步伐，方便員工工作之餘，亦令企業能夠保持營運。
金融業進步最快
財務及人力資源企業雲端應用程式供應商Workday與IDC於2021年12月至今年2月進行一項調查，分析亞太區企業自疫情以來，在數碼靈活度的發展進程，近日發表「亞太區數碼靈活度指數2022」。
此項研究於2020年首次進行，與今年得出的結果進行比較，因而了解企業在數碼靈活度方面的改善情況。
企業數碼靈活度因應四個維度進行量度，分別是「企業與文化」、「人才與能力」、「流程與管理」及「科技」，然後因應得分，歸納出這些企業的數碼靈活階段，分別是「緩慢」、「戰術」、「整合」及「成熟」階段。
以亞太區整體而言，受訪企業的數碼靈活度均有提升，處於「緩慢」或「戰術」階段的企業有所減少；而達到「整合」及「成熟」階段的企業正在增加。
香港方面，處於「緩慢」階段的企業比例維持，「戰術」階段的企業大幅減少；而「整合」及「成熟」的企業有明顯的增長。
Workday將「緩慢」及「戰術」兩個階段的靈活度歸納為「追隨者」；「整合」及「成熟」則為「領導者」。
以亞太區整體而言，「追隨者」佔比為62%，「領導者」則為38% ；至於香港，前者佔比為69%，後者為31%，可見香港在亞太區而言稍微落後。
排名方面，香港排名第五位，位列澳洲、新加坡、新西蘭及南韓之後，但整體表現較2020年有所提升。
Workday大中華區總經理湛致遠說：「香港的企業當中，以金融業的數碼靈活度進步最快，因為較早開始數碼轉型，員工早已習慣使用資訊科技；近年零售、工程及電訊等行業，尤其是較多員工需要外出工作的企業，員工具有與公司互動的實際需要，進步亦愈來愈明顯。」
Workday為全球不同行業的企業提供財務管理、人力資源管理、策劃、 開支管理及企業分析應用程式，無論是中型企業，以至超過一半的Fortune 500強的企業機構，均是他們的客戶，全球客戶數目超過9,500間。
Workday聯合創辦人及前行政總裁David Duffield於1987年創立PeopleSoft，該公司至2005年被收購之前，是全球第二大企業管理系統（ERP）的服務供應商。
方便整合不同系統
David Duffield發現了傳統企業管理系統的各項痛點，因而於2005年創立Workday，並於2006年推出服務，由創辦之初經已完全是雲端服務，以「軟體即服務」（SaaS）的形式提供。
「傳統的企業管理系統，通常由資訊科技供應商提供，包括現有軟件以及度身訂造的系統，價格相對高昂，往往需要使用一段時間才能呈現效果，而且靈活度較低，當企業營運出現調整，例如增加新廠房，除非將整個系統重新編寫，否則較難『僭建』。」
Workday提供的雲端服務，企業可以因應自身需要，付費使用所需服務，隨時因應業務發展情況增刪。
「雲端令系統升級更具彈性，加上現時API對接技術成熟，保安亦有一定信心，方便企業整合不同的系統，提升企業的營運效率。」
現時Workday的服務已推展至於100個國家及地區，產品只有一個版本，每年於3月及9月各進行一次更新，主要是因應顧客回饋而進行的優化。
雖然全球客戶使用同一個版本，但Workday亦有因應不同市場進行本地化，包括不同語言的版本，同時因應當地法規植入不同的設定。
不少公司使用Workday的人資源系統，不同國家及地區的勞工法例各異，例如越南政府規定不能擷取某些數據、某些地區設有工會等。
「Workday經已將這些勞工法例植入系統之內，這能夠配合疫情下人才招聘的需求，因為愈來愈多公司傾向全球招聘人才，當系統能夠掌握不同地區的法規，在聘請人才方面變得更為容易。」
大中華增長亮麗
人才本身亦具有流動性，優秀的員工往往有機會到其他市場工作， 假如企業於不同市場同時使用Workday的服務，能夠方便人才流動。
此外，在內地招聘人才，企業傾向在微信刊登招聘廣告，Workday能夠與微信進行整合，從而減輕人力資源部的工作負擔。
Workday在港的客戶當然包括不少跨國企業，此外亦有金融業、半政府機構、科技公司等，而且有愈來愈多的中小企客戶。
近年Workday較多客戶來自零售及酒店業，因為這些企業較多聘用前線員工，管理這些員工有一定難道，包括編更、計算津貼及福利等，這些資料往往分散在不同地方，人力資源部需要整理大量表格， Workday可以將這些資料整合在一起，無紙化之餘，令各個細節更加清晰。
近期亦有較多客戶從事製造業， Workday的服務有助人力資源規劃，例如加建新廠房時，需要聘請多少員工；人才技能是否能夠配合發展，如果答案是否，企業能夠提供不同的電子學習，協助員工提升技能。
「使用Workday服務的中小企客戶通常看好發展前景，計劃拓展業務，因此員工數目約為100至200人以上，平均約200至300人，當這些中小企日後業務發展，資訊科技方面的升級便更具彈性。」
截至2022年1月31日的財政年度，Workday全球收入逾51億美元，按年增長達19%。
人力資源3大挑戰
人力資源系統是Workday最受歡迎的服務之一，這次的報告找出了人力資源部門在疫下面對的三大挑戰。
首先是提供優質的人力資源服務，隨着科技發展，企業的客戶服務部，以往主要用電話為客戶提供服務，現時已變成多渠道，尤其是各種各樣的社交媒體。
「透過社交媒體接待顧客其實是另一門技巧，與接聽電話不盡相同，所以企業必須了解員工在這方面的才能差距，並且提供合適的培訓，從而提升客戶服務水平。」
很多企業都會為員工提供培訓，但是難以量度成效，Workday的系統可以將所有資訊集中一起，當員工接受完相關培訓課程後，透過顧客回饋或其他評核，了解員工的技能是否有所提升，所有資訊一目了然。
此外，人力資源部亦要面對為混合工作模式提供支援這個挑戰，疫情之下，不少企業安排員工在家工作，當疫情過去，混合工作模式可能成為常態，人力資源部亦要作出適當的調整。
「愈來愈多企業改變辦公室模式，例如不再設立固定座位，以流動辦公桌取代，人力資源部必須了解員工使用辦公室的情況，才能夠規劃出切合需要的空間。」
最後，人力資源部亦需要識別員工所需的合適技能，每名員工或者擁有多種技能，例如顧客服務部的同事可能對設計有興趣，當人力資源部需要聘請設計人才的時候，便可以在人力資源資料庫中識別原有員工的技能，從而協助轉型，這能有效協助挽留人才，尤其是年輕員工。
