在家工作|中小企用Zoom隨時召開視像會議 香港寬頻員工用手機聽辦公室電話|武漢肺炎

在家工作|中小企用Zoom隨時召開視像會議 香港寬頻員工用手機聽辦公室電話|武漢肺炎

疫情持續,不少企業實施在家工作安排,減少面對面的接觸,盡量將員工感染的風險減至最低。不過,在家工作並未非常普及,企業推行時,難免遇到困難,今期請來中小企及大型企業的代表,分享這方面的心得,讓其他企業作為參考。

撰文:Smart ED編輯部  | 圖片:由受訪者提供、新傳媒資料室

市場推廣公司Ztoa Group共有20多名員工,農曆新年假期後,即實施在家工作安排,因應工作性質,約有兩成員工可以在家工作,毋須返回公司。由於部分員工在辦公室,部分在家,較難一起討論工作,容易影響工作進度。

隨時召開視像會議

Ztoa Group近期發展柬埔寨市場,其行政總裁鄧國健(Kenny)已習慣透過軟件與當地同事溝通,因為這次疫情,他將這些軟件介紹給其他同事使用。如需要召開雲端視像會議,他會使用軟件Zoom方案,一按便能開始會議,簡單將會議連結分享給同事,對方按一下便能進入會議,毋須登記,而且可在手機或桌面電腦進行。若雙方均開著鏡頭,可看見對方樣子,任何一方講解時,可在屏幕顯示相關文件,電腦或手機屏幕或圖像,甚至使用白板功能協作。

遇上小組討論,他會加上視像會議的設備,包括Jabra的攝影鏡頭及會議揚聲器,這樣畫面可以同時顯示各人樣子,輪流發言,毋須捱近鏡頭才看見樣子或聽到聲音。Kenny特別找來Zoom及Jabra的代理,聯同前新聞記者及主播、現任企業顧問的李燦榮一同主持中小企抗逆實戰方案網絡研討會,使用相關器材,以視像會議的形式,與網民共同探討議題。Zoom由第一線集團(DYXnet)代理,其集團業務發展總監林振志(Alvin)表示,該軟件最先於2011年在美國推出,其母公司於2019年底上市,現時客戶包括不少跨國企業,包括滙豐控股(00005)

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網民可實時收看中小企抗逆實戰方案網絡研討會,並且提出問題或進行投票。
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Jabra推出各款方便在家工作的器材,包括鏡頭、收音器及耳機。

教育員工重視效率

Zoom設有免費版及付費版,前者可發起最長40分鐘的會議,讓最多100人參與;付費版每個主持賬戶(Host Account)年費1,170元起,會議沒有時間限制,過程可存放至雲端,隨時翻看或分享。Zoom另設有企業版,更可召開多達1,000人參與的視像會議或網上研討會(Webminar),並且同步顯示49位參與者的視像。第一線集團於中、港、台合共聘請約450名員工,基本上絕大部分的員工均在家工作,如有需要返回辦公室工作,必須事前獲得主管的審批。

員工返回第一線集團的辦公室工作,進入辦公室前,員工必須量度體溫,填寫健康問卷,包括申報自己及家人的外遊紀錄,以及依從內部的衞生指引。由於大部分員工在家工作,因此各部門同事開工時,透過軟件進行溝通,了解自己當天的工作;臨放工前,再透過軟件進行會議,做個小總結,溝通工作進度。推行在家工作期間,Kenny認為需要花時間教育同事,讓他們了解這種工作模式講求效率,所以著重表現多於時數;同時要讓他們適應彈性工作,遇有需要的話,即使過了正常辦公時間,也要完成工作。

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香港寬頻防感染 分隔辦公室

香港寬頻(01310)在港聘用約3,400名員工,農曆新年假期後已讓大部分辦公室同事在家工作,原定直至2月16日,有鑑於政府宣布全港學校停課,以及新冠肺炎疫情持續,集團宣布延長措施至3月15日。

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香港寬頻持股管理人兼人才及使命總裁陳振宇表示,集團進一步延長在家工作安排至3月1日。圖片:由香港寬頻提供

彈性安排工作位置

香港寬頻持股管理人兼人才及使命總裁陳振宇說:「集團需要維持與客戶相關的服務與支援,因此部分員工仍然需要返回辦公室工作,約半數員工可以在家工作,盡量減少同事上班途中或在辦公室感染的風險。」集團為需要上班的辦公室同事、前線服務及分店員工,提供口罩及酒精搓手液,同時提醒他們時刻注重個人衞生。為降低交叉感染風險,集團制定了「分隔辦公室間安排」,將同一部門的員工,安排到辦公室的不同位置。

「假設部門共有20人,我們會將同事分為小組,然後分開地方工作,大家以電話、電郵溝通,避免面對面接觸。」

由於僅半數同事上班,人數大減;加上辦公室原本已有開放式設計及流動辦公桌,故能夠彈性安排同事的工作位置。

「集團數年前已開始構思在家工作方案,方便需要照顧家庭的員工,包括為員工提供合適器材,當這次疫情開始發生,我們能夠快速而順利地安排。」

集團內部使用公司提供的方案,讓員工在家工作,包括Mobile Office App,可在手機接聽辦公室電話,並於外撥電話時展示辦公室電話號碼;另設有電話會議服務方便溝通。

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香港寬頻門市繼續開放,但確保員工佩帶口罩及注重清潔。圖片:由香港寬頻提供

讓員工有自主權

近日有銀行員工於在家工作期間外出行山,陳振宇強調香港寬頻著重員工的實際效率,而這並非透過無時無刻監察去達到。

「集團文化重視下放權力,信任員工,當然作為上司或主管,有責任讓員工清楚知道自己的工作內容,然後定期檢討。」

集團了解員工在家工作,始終無法如上班般專心一致,必須讓員工擁有自主權,兼顧家事及工作,例如照顧家人吃飯而令午飯時間較長,或者下班時間過後仍需跟進工作。

「集團無時無刻將員工安全放在首位,我們時刻留意疫情發展,以及了解不同的工作方式,隨時作出相應調整。」陳振宇說。

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香港寬頻在港共有三個辦公室,現時約四成員工可以在家工作。圖片:由香港寬頻提供

在家工作小貼子

中小企抗逆實戰方案網絡研討會幾位講者,提到在家工作經常遇到的問題,以下是幾個貼士,可作參考。

1. 營造工作環境

在家工作較難進入工作狀態,可以嘗試指定一個工作空間,每當進入這個地方便是工作,避免經常分心。

2. 設定休息時間

平日在家以休息為主,在家工作的話,不能隨時隨地都休息,應該設定休息時間,例如每兩小時休息15分鐘,令工作更有效率。

3. 避免家人騷擾

在家工作期間,應預先與家人商討,避免工作時被打擾,若有子女或者寵物,應安排其他人代為照顧。

4. 視像或電話會議

進行視像會議時,家居環境容易被攝入鏡頭,Zoom可以協助遮蔽背景;要避免小朋友喧鬧聲音影響會議,Jabra的耳機可協助消除雜音。