Home Office提升效率|15個手機App介紹 潮汐教你番茄工作法、Forest助戒手機癮 連早睡早起都可培養

Home Office提升效率|15個手機App介紹 潮汐教你番茄工作法、Forest助戒手機癮 連早睡早起都可培養

肺炎在香港爆發第三波,不少人被逼Work From Home,但家中辦公設備始終不及公司完善,加上缺乏同事間互相監察鼓勵,工作效率難免較差。然而,Home Office提升效率仍有辦法!雖然設備未必比得上辦公室,但智能手機相信是每位打工仔的必備物品,而不少手機App,例如Forest、Any.do、Slack等,更具有獨特功能有助提升工作表現。以下《經一》為大家整合出15款、共5大類手機應用程式,全面改善你的工作狀態!

撰文:經一編輯部  | 圖片:各手機App截圖

Home Office提升工作效率15個手機軟件

1. 時間類:潮汐、Workflow Timer、Hours、Forest、QualityTime

Home Office的最大難處莫過於無法抵擋家中娛樂及舒適環境,有打工仔甚至會直接將電腦放到床上工作,希望以最舒服姿勢上班。然而,正因為Home Office較難分辨出工作與休息環境,容易令人分心。以下幾款手機軟件採用不同辦法令用家專心工作,大可留意邊款最深得你心。

潮汐

潮汐App以番茄工作法(Pomodoro Technique)為基本,限定每工作25分鐘即可休息5分鐘,完成4次25分鐘工作時段後,就可以享受足足25分鐘休息時間。番茄工作法可以令人於短時間內集中,卻又不會工作至廢寢忘餐,間中有適當休息作緩衝,編輯身邊朋友使用後都大讚有效,各位讀者可以一試。

Home Office提唔起精神?14個提升效率手機App介紹 助你運用有限工具改善工作表現!
圖片:Apple App Store

潮汐比其他線上番茄工作法工具優勝之處,是其美觀設計以及可選擇的背景聲音。打開軟件,用家可選擇聆聽海水、下雨、森林、冥想、咖啡室5種白色噪音,讓不習慣太寧靜工作環境的人也可以在家自製像辦公室一樣的感覺!潮汐在iPhone、Android、iPad及電腦瀏覽器(Chrome)均可使用,大家可隨心在常用裝置安裝。

Workflow Timer

Workflow Timer是外國公司設計的App,同樣以番茄工作法為基礎,介面簡單易用,適合毋需過多功能的用戶。雖然畫面設計不及潮汐,但大大的時鐘可以提醒用家工作時段剩餘時間,而且配合內置To-do List功能,讓用戶更清楚自己的工作進度!Workflow Timer目前只限iOS平台下載,使用Android手機的朋友就要另外找尋適合軟件。

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圖片:Apple App Store

Hours Time Tracking

Hours Time Tracking App顧名思義是個讓用家紀錄時間的軟件。日常生活中,我們往往容易工作時分心,或花費太多時間完成一樣工作,導致其他項目表現未如理想。使用Hours就可以清楚紀錄低所有工作項目所用時間,只要開始及結束工作時按鍵,軟件便會自動幫你紀錄整天的時間分佈,有助你之後檢討及改進時間分配。

Hours亦清楚明白新用戶未必能一開始便養成計時的習慣,故軟件會在你通常開始工作的時間以通知提醒你開始計時,同時當你太專心工作忘記按停計時器,App亦會在凌晨前自動停止,並容許你調整結束時間。用家可定時觀看自己時間使用情況,審視分配是否合理。Hours設用iPhone、iPad、Apple Watch以及Web版本,用家可以選取習慣使用的裝置安裝。

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圖片:Hours網站

Forest

Forest是一著名「戒手機癮」應用程式,進入App後,用家可以自訂專心時間,途中不可離開此軟件。達成一定目標後便可種植虛擬樹木,美化App內屬於自己的小天地。種樹更可獲金幣,可購買新樹木品種,另外應用程式公司亦會為用家在真實世界植樹保護環境,每為用戶最多可種5棵真樹。

由於計時期間用家不可離開Forest頁面,故當然亦無法透過手機查看Facebook、Instagram等社交平台進行娛樂,可以專心致志地工作。目前此軟件在iOS及Android平台均可下載。

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圖片:Forest網站

2. 社交類:Slack

雖然未能回到辦公室工作,但要完成項目,必然要與其他同事溝通。如果利用Whatsapp等常用軟件,容易令打工仔無法分開工作及日常生活,反造成更多麻煩;如果使用Email又可能過於繁瑣或正式,此時Slack就成為你的最佳選擇。

Slack

Slack是知名的即時通訊軟件,由於非常受歡迎,而且在全球各地大小企業都普及運用,故已在美國上市,技術絕對可靠。Slack的優勝之處不單是可分隔開工作與日常對話,更有許多特別功能,例如同一公司中開設不同頻道,方便不同部門同事溝通、靜音特定頻道,有助你專注解決最緊急項目等、簡單易用的Pin及Search功能,可紀錄同事提出的要點等。

除此之外,Slack亦可制定Do Not Disturb時間,控制下班時間後不再收到任何通知,軟件更已與不同其他工具合作,可在App中直接使用Google Drive、Zoom、Skype等職場常用工具,極為方便。現時Slack設有iOS、Android及Web等多個版本,無論在電腦或手機都可以輕易使用。

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圖片:Slack網站

Quality Time

Quality Time與Hours性質類似,都用於紀錄完成不同工作所用時間,Hours用法是由用家自行輸入活動時間,Quality Time則是紀錄用家使用手機上不同軟件的時間。除了每日都會向用家報告詳細時間分析外,Quality Time更可讓用家自訂一段專心時間,該時間段內則不能使用手機,逼使打工仔專心工作。惟Quality Time目前只有Android版本,iOS用家則未能使用。

3. 筆記類:Evernote、Bear

雖然電腦、手機都有預設筆記應用程式,但功能往往未能貼合用家所有需要,故市面上亦有不少筆記軟件選擇,助你輕鬆記低所有工作要點。

Evernote

Evernote設有iOS、Android及Web版本,好處是在多個裝置上的筆記都可以自動同步,如果用家間中要回到公司辦公,有時又要在家中使用自己電腦,那麼Evernote就能確保你不會丟失在任何一個裝置上的筆記。另外,像Google Drive一樣,只要你編輯了任何內容,軟件都會替你自動儲存,不怕發生完成工作後按錯按鈕而刪掉一切的悲劇。

Evernote的功能亦非常多元化,可以加上通知功能提醒自己工作進度、簡易簡報功能可以輕鬆做出簡單PowerPoint效果,方便隨時向上司匯報、手機版更可以隨意編輯圖片,加上印章或文字等說明。軟件的功能可說是轉為遙距工作而設,Home Office得不知所措的打工仔可作參考。

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圖片:Evernote網站

Bear

除Evernote外,Bear亦是另一熱門筆記軟件。Bear的方便之處在於直接易用,用家可在文件的任何位置以「#」加上hashtag,方便日後搜尋,又可以將筆記匯出成不同格式,包括PDF、JPEG、HTML等,如有須保密的內容,該篇筆記甚至可以利用Face ID或Touch ID上鎖。惟目前Bear只有iOS版本,功能亦不及Evernote多,故使用Android的朋友就要另覓筆記工具。

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圖片:Bear網站

4. To-do List類:Any.do、Todoist、Loop、Wunderlist

不少人都習慣一上班便寫上整天的待辦事項,有助自己分清工作主次,有條理地完成所有任務。市面上有不少手機應用程式提供To-do List功能,避免每日使用紙筆的麻煩,更可以為紀錄低自己每日完成的工作進度。

Any.do

Any.do與手機預設筆記App分別在於,軟件除了可讓用家隨時輸入自己的待辦事項,還可以隨意調動事項完成時間、選擇特定事項列表與朋友分享、以及將其放在手機資訊頁面,毋須按入App已可以修改所有事項。

另外,家中如有Amazon Alexa等人工智能裝置,更可使用其聲控功能更改Any.do中的待辦事項,快捷方便。最特別的功能,莫過於你將特定待辦事項分享予朋友後,可以直接在App內與所有跟該事項相關的朋友聊天,免卻不斷轉換聯繫方式的麻煩,相信在部門分工上亦十分有用。目前Any.do在iOS及Android平台都適用,大家也不妨一試。

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圖片:Any.do網站

Todoist

Todoist是另一個較為人熟悉的To-do List App,功能上較Any.do少,無法讓用家與朋友分享清單,但就另有顏色標籤用以分類不同列表,讀者可視乎自己對版面設計的喜好選擇以上其中一個軟件使用。Todoist亦分別設有iOS及Android版本,歡迎使用不同手機人士下載。

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圖片:Todoist網站

Loop Habit Tracker

此軟件與一般待辦事項軟件有所不同,Loop Habit Tracker讓用家記下想養成的習慣,然後每日更新自己有否完成。軟件又會統計你過去日子的完成次數,協助你分析並更有效率地養成好習慣。用家亦可為特定習慣訂下提醒時間,讓Loop在一定時段通知你要完成任務。目前Loop Habit Tracker只在Android平台,iOS用家無緣使用。

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圖片:Google Play Store

Wunderlist

Wunderlist功能與Any.do大同小異,同樣可以將待辦事項清單與朋友分享。另外,事項中更可加上檔案及圖片等說明,方便事項的其他參與人參考。另外,Wunderlist的版面設計較上述軟件美觀,相信不少女生會對它情有獨鍾。Wunderlist目前在Android及iOS平台均可以下載。須留意的是,Wunderlist 5月將會與Microsoft To Do合併,原有用戶可輕易將資訊匯入新App,不需要太過擔心。

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圖片:Wunderlist網站

5. 行事曆類:Any.do Cal、Time Tree

除了須安排一日中完成不同工作的時間,開會、見客等等重要日子當然也不能忘記,這時候行事曆類的應用程式就能大派用場。

Any.do Cal

Any.do Cal為To-do List軟件Any.do旗下的行事歷App,可與Any.do配合使用,介面簡單。而且可以讀取手機聯絡人數據,讓用戶在軟件中邀請朋友參與活動,活動內容亦可附上時間、地點等詳細資料。

Time Tree

Time Tree則是另一多平台行事曆軟件,無論iOS/Android的手機,抑或電腦都可以使用,隨時同步行事曆中資料。Time Tree畫面簡潔美觀,可結合iOS預設行事曆使用,亦可開放不同類型行事曆與家人、朋友、同事等共用,分享資訊。

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圖片:Timetree網站

Doodle

Home Office的時候和同事距離很遠,每當要舉行會議的時候,最麻煩的事情就是協調每一個人有空的時間。Doodle 是一個免費的會議時間調查線上工具,設有iOS、Android及Web版本,可以讓每一個人在網頁上勾選自己有空的時間,最後只要挑選出最多人選擇的時間來舉行會議即可,是一個非常實用的工具。

Doodle 的操作方式簡單,無須註冊。除了可以設定日期外,Doodle更能以時間作為單位,可以選擇某天的特定時間。使用者亦能夠透過鏈結開放一般人來參與時間排定,同時也可以利用 Email 方式邀請特定使用者,十分方便。

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圖片:Doodle網站