員工福祉行先 管理在家工作無難度

員工福祉行先 管理在家工作無難度

香港爆發第三波疫情,連續十多日逾100宗確診,政府除了讓公務員在家工作,同時鼓勵私人機構盡量作出相關安排。疫情令人們迫不得己留在家中工作,這為企業帶來前所未有的難題,管理層應如何管理各自在家的員工,才能確保生產力及效率?今期請來「正能量工作室」創辦人及領袖暨團隊潛能發展專員趙善智講解,為管理層提供貼士。

撰文:經一編輯部|圖片:iStock圖片、新傳媒資料室

較早前,香港電視(HKTV)安排所有寫字樓員工在家工作,不過內部指引相當嚴厲,一度成為熱門話題。指引內容包括,員工在家工作期間,絕對不能離家出外,包括散步、用膳、購物;將手提電話調校至響鬧模式,員工需於鈴聲三聲之內接聽;人事部不時抽樣致電員工手機或家居電話,以確認其身處位置。以上部分指引可能「過辣」,不夠人性化,但其實制定指引是好事,讓員工有原則可循,才能夠安心工作。

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制定SMART目標

「正能量工作室」創辦人及領袖暨團隊潛能發展專員趙善智說:「管理層應該安排會議,解釋公司對員工在家工作的期望及要求,提出清晰的指引,最重要是與員工達致共識。」趙善智認為,管理層可以制定員工回應的指引,包括回覆內部、外部電郵及訊息的合理時間,例如三小時內、當日下班時間之前。當員工在家工作,似乎較難評核表現,管理層應該具體解釋評核機制,例如與某些目標掛鈎,即是各種的KPI(Key Performance Index)。

至於工作進度方面,可以與員工作出共識,能夠量化的工作較容易處理,例如銷售同事每天打電話給20名顧客;若是較難量化的項目,可由雙方協議完成日期、要求細節,並在期間舉行會議了解進度。

「上司可以為員工制定SMART目標,即是Specific(具體)、Measurable(可量度)、Achievable(能夠付諸實行)、Realistic(符合現實)及Time-bound(有時間限制)。」

員工在家工作,可能需要兼顧家事,管理層是否能夠容許員工彈性安排工作時間?例如將部分工作延後至晚上,方便員工照顧家庭。

員工福祉行先 管理在家工作無難度
疫情迫人們在家工作,管理層應向員工表達期望及要求,同時發出清晰指引。

尊重視像會議

在家工作少不免需要進行視像會議,管理層必須以身作則,以尊重的態度出席,包括準時參與,會議期間必須全神貫注,讓員工感到被尊重。人們的專注力有限,會議不要長過90分鐘,最好控制在60分鐘以內;否則,員工未必能夠消化太多資訊。視像會議牽涉多項設備,事前應檢查耳機、鏡頭等是否運作暢順,甚至可考慮在會議早一、兩天,將登入連結傳送給朋友,測試是否能夠順利登入。

「試想想視像會議期間,對方頭髮蓬鬆、穿著睡衣,四周燈光昏暗,背後是一張凌亂的床,大家會有甚麼感覺?」

所以出席視像會議時,無論是管理層或員工都應該整理儀容,穿著合適衣物,坐姿挺直,還要調校合適的光線。若家中環境凌亂,可以使用虛擬背景,予人尊重會議的感覺,當然還要全神貫注,與對方有眼神交流。管理層還要學懂使用各種視像會議的功能,包括展示文件、發起投票、回答查詢等等;關掉電郵及訊息提示功能,以免干擾會議;著家人避免發出聲響,也避免太多人同時使用寬頻。員工在家工作期間,往往遇上問題,經常會有quick question,若果員工數目較多,每人一個quick question,會令人應接不暇。

「管理層可以每週定期與直接彙報的員工進行單對單的視像會議,例如與A員工每週一早上開會,一次過解決問題,同時共識哪些是緊急事項,哪些情況必須即時彙報。」

此外,管理層可以每天與整個團隊舉行一次30至45分鐘的視像會議,讓員工一次過發問quick question,每個議程介乎5至10分鐘,若有更長的議題應該另約會議;管理層可以使用電子日曆,每日開放一至兩小時讓有需要的員工預約。

鼓勵網絡茶聚

「員工的生產力,很大程度上與人事有關,上司除了關心員工的工作外,同時要照顧他們的身心健康,若能以員工福祉為大前提,無論線上線下都能輕鬆管理。」管理層若能夠記下員工本人、子女及寵物的生日或重要事項,員工自然感到被關心,若反覆詢問同一個問題,很明顯是無心裝載。正常工作期間,當團隊達到某些目標,大夥會去慶祝,例如一起吃飯或分享食物,在家工作期間,也可以線上慶祝,例如在每天的例會公布,讚揚同事。

員工各自在家工作,最困難的是與同事建立關係,上司可以鼓勵員工,每週邀約另一名同事,進行單對單的網絡茶聚或視像聊天,每次歷時約30分鐘,就像平日一起相約午餐。近年不少企業舉行各式培訓或興趣班,這些也可以搬到線上進行,例如工作技巧的培訓,或者是員工感興趣的題目,讓在家工作更有趣味。

「疫情未知何時完結,企業需要準備隨時讓員工在家工作,而外國不少大企業因而發現在家工作的好處,相信這種工作模式或會成為企業的常規選擇。」

疫情對企業帶來危機,在這種情況之中,領袖更加要表現出信心、冷靜及希望,這樣才能夠帶領團隊走出危機。如何在這次危機之中,成為優秀的領袖?趙善智歸納出六個要點,包括以人為本、自學、靈活變通、善用團隊、有效溝通及真誠。

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趙善智表示,企業一向舉行各式培訓,疫情期間可以搬往線上進行。

員工應自訂時間表

對於員工來說,在家工作的最大挑戰是,在自由與紀律之間取得平衡,所以員工應該建立界線、創立紀律,以提高生產力,簡而言之,就是工作時工作、遊戲時遊戲。

「我們平日上班,一般都有指定的開工及放工時間,所以在家工作也應該指定這兩個時間。」

平日,我們起床梳洗、吃早餐,然後搭車返工,步入公司一刻,就會自然進入工作狀態;在家工作免卻交通,可以安排既定程序,讓心理上過渡至工作狀態,例如起床後,飲一杯咖啡、閱讀新聞或者淋浴,然後開始工作。在家工作應該加入指定的小休及午飯時間,假設工作時間是朝九晚六,早上11時、下午3時半各設一段15分鐘的小休時間,讓自己做歡喜的事情;1時至2時為午飯時間,放鬆一下,為自己叉叉電。

在家工作最容易令人分心的是「玩手機」,若果每次手機「叮」一次就去看,很容易打亂工作計劃。「大家可以嘗試設立四個check手機的時段,每次約15分鐘,例如早上9時及11時半、下午2時及6時,其他時間校至靜音模式,好讓自己專心工作,而需要即時回覆的工種,當然另作別論。」

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