回覆Email要咁做打工仔必學 刪冗字 講重點 避潮語 打工仔必學 | 職場制勝

回覆Email要咁做打工仔必學 刪冗字 講重點 避潮語 打工仔必學 | 職場制勝

職場制勝】Office工作離不開電郵。朝早返工第一件事?相信很多人都會打開email box,安排當日要回覆的人、做的事。在講求效率的職場,懂得撰寫一封簡潔清晰的電郵,簡直是高效工作的恩物!造福自己,亦照亮他人。專為《Inc.》雜誌網站撰寫科技文章的John Brandon提出了6個簡單而又常被人忽視的回覆email skillssssss。

撰文:K.K.|圖片:unsplash

06|回覆對方你已收到信

當發出電郵的一刻,心頭大石已放下一半。還有一半?

有賴於收件者填補。到底我的電郵是否順利寄出?他是否收到通知?

一天未收到回覆,一天有半塊大石懸在半空⋯⋯

將心比心。只需花10秒,簡單的一句「已收到,謝謝」(Well noted / received with thanks.),既可幫你呈現職場的專業形象,又可令對方安樂地將精力花在其他事上,win-win!

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圖片:unsplash

05|刪減至少一個字

自認說話簡潔者,可略。

摁「寄出」前,快速掃視內容,總有一、兩個讀起通順,卻毫無存在價值的字眼,英文中尤以”that” 為表表者。

若發現冗字,咪猶豫,del!

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04|講重點

省略「我知道你很,但是⋯⋯」之類的客套說話。

查實,堅持單刀直入,羅列重點,真的是為原本忙碌的對方做善事啊。

讓其在百忙之中更快地掌握事情,慳得一秒得一秒!

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03|避免網絡潮語

要知道,並不是個個都如你般跟得上潮流。

一連串的短雞腸 “lol”, “ttul”, “DQ”, “Dickson”,又或是令一般人看不清想不透的「十卜」、「94狂」、「藍瘦香菇」和「87分不能再高了」⋯⋯

為己為民,請忍手,等你找到擁有共同語言的人,再切磋切磋吧。

What? 你想叫我再解釋解釋上面的「看不清想不透」?No no no,為了有專業形象的體現,我拒絕解釋。

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02|簡單結尾

來到尾聲,蚊都瞓了。電郵當然是愈簡潔愈好啊!重要事請在開門見山時便交代完。

01|簡化簽名