10個傳送電郵的常見錯誤 用Hello沒人情味 用Dear會太正式  | 職場制勝

10個傳送電郵的常見錯誤 用Hello沒人情味 用Dear會太正式 | 職場制勝

電郵職場制勝】大家都應該知道寫正確的電郵的基本知識,比如適當時候要寫大寫、寫完整的句子等。但是,除此之外,要寫清晰而有效的電子郵件不是如此簡單。德克薩斯大學McCombs商學院人際傳播學教授John Daly博士在CNBC的訪問中表示,電郵正在發展,今天你如何發送電子郵件與十年前使用電子郵件的方式截然不同。現在是更為正式。

撰文:Smart ED編輯部|圖片:unsplash|資料來源:CNBC MAKE IT

以下是十個最常見的錯誤以及解決方法:

第一,在「To」行中放置太多人

其實是越少越好。你只是需要向最重要的那一個人發送電郵。

在「收件人」那一行,只添加你想直接說話的人,例如請求工作需要的老闆或項目團隊成員。

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第二,發送錯誤的電郵地址

在發送之前,請務必仔細檢查你發送郵件的電子郵件地址是否正確。

另外,要用工作郵件發送工作上相關的電郵,不要使用私人郵件。

以免你私人郵件,過濾了來自客戶的電郵放在垃圾郵件箱中。

獨立工作郵件和私人郵件也能助你將郵件分門別類地處理和回覆。

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第三,標題空泛

很多人傳送電郵往往將重點放在電郵內容而忽略了標題的重要性。

但其實標題是收件人第一眼看到的內容,所以標題是應該需要是電郵內容的重點,令到人一看到你的標題就知道發送電郵的目的。

第四,不適當的問候語

在大多數情況下,「Hi」是一個不錯的問候語。

Hello:沒人情味

Dear:太正式

To Whom It May Concern or Dear Sir or Madam:過於正式

Hey:太不正式

不過電郵用語是因人而異,如果是同事之間的電郵,就無需過份拘謹,但是如果是上司和客戶,都可以稍為正式。

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第五,沒有介紹自己

很多人在電郵就只顧在說,但就忘記了要介紹自己和職位。

所以在說你想表達的內容之前,應該先自我介紹。

第六,使用太多感嘆號(!)

用感嘆號在開始和結束對話大致上沒有問題,比如: 「早安!」或「祝你有美好的一天!」,這些都是完全可以接受的。

但是如果你在一些句子加上感嘆號,例如:「請盡快讓我知道!」、「請盡快回覆!」,你就很容易被誤解。

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第七,將最重要的訊息放在最後

不要將你最重要的訊息放在電郵的最後,在電子郵件的開頭,就要開宗明義地陳述你的意圖。

比如你邀請與客戶見面,就應該是一開首說明,再陳述原因,這會比較適合。

第八,使用縮寫的句子來表達

避免你用在傳送給朋友的短訊中使用的縮寫放在工作電郵,例如「LOL」(大笑),「BTW」(順便說一下),「IDK」(我不知道)。

這些縮寫感覺上,是過於隨意的語氣。

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第九,用粗魯的語調

在發送之前,至少要翻閱兩次,不但是為了語法正確和校對,最重要是看語氣和態度是否恰當。

這意味著,不要發送帶著憤怒或諷刺的電郵。

第十,通過電話(或面對面)聯絡

有時,最好拿起電話或與人面對面交談,而不是通過電子郵件進行交談。

電話和面對面有更即時的交流和溝通,效果可能會更好。

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