向公司請假要寫原因？教你用7部曲寫好英文請假信 附請假信樣本｜Ken Ng
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在職場上，員工請假是需要公司人力資源部（HR）處理許多書面上的程序，因當中涉及工資、假期、福利（benefits）等因素，都有可能受影響或需要重新計算。以下就是一封有效的請假信，需要注意的項目及相關英文用語。
撰文：Ken Ng （KEN哥哥）｜圖片：unsplash
1. 提出請假要求 State your leave request
- 例子：「I am writing to formally request your approval for a period of leave. 」（我想作出正式的書面請假要求。）
- 例子：「I would like to formally request your approval for a period of leave.」（我想提出正式的請假要求。）
2. 假期開始日 Leave start date
- 例子：「With your permission, my leave should begin on July 13, 2020 （Monday）. 」（如你准許的話，我的假期會在7月13日（星期一）開始。）
- 例子：「If approved, my leave should begin on July 13, 2020 （Monday）.」（如批核，我的假期會在7月13日（星期一）開始。）
3. 假期結束日及返回工作日 Leave end date and return date
- 例子：「My leave will end on July 17, 2020（Friday）, and I will return to work on July 20, 2020 （Monday）. 」（我的假期會在7月17日（星期五）結束，並會在7月20日（星期一）開始工作。）
4. 簡短的請假原因 Brief description of the reason for leave
- 例子：「I will be taking a short family vacation for the week.」（我會和家人渡過一個短暫的假期。）
- 例子：「I will be taking this leave for personal/family reasons.」（因個人/家庭原因我需要請假。）
5. 請假期間的工作安排 Brief instructions for work while on leave
- 例子：「My colleague has agreed to look after my work while I am on leave temporarily.」（在放假期間，我的同事會暫代我手頭上的工作。）
6. 結尾說話和聯絡方法 Closing and contact information
- 例子：「Thank you for your consideration. I can be reached at 1234 5678 or [email protected]. 」（多謝你的考慮，我的聯絡電話是1234 5678或電郵至[email protected]。）
7. 請假信樣本（內文） Sample leave request letter （body）
- 例子：「I am writing to formally request your approval for a period of leave. With your permission, my leave should begin on July 13, 2020 （Monday）. My leave will end on July 17, 2020 （Friday）, and I will return to work on July 20, 2020 （Monday）.」
- 例子：「I will be taking a short family vacationfor the week. My colleague has agreed to look after my work while I am on leave temporarily. Thank you for your consideration. I can be reached at 1234 5678 or [email protected].」
請假信涉及的相關英語用字，講求的都是直接及實用。 因此，有許多公司亦要求員工將有規格的請假申請表與請假信一併遞交。
