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    身為上司如何撰寫推薦信?寫推薦信時須留意4個部分|Ken Ng

    身為上司如何撰寫推薦信?寫推薦信時須留意4個部分|Ken Ng

    上期筆者教讀者如何邀請上司寫推薦信,但如果是身為管理層,被邀請寫推薦信的話,又應該如何下筆呢?

    撰文:Ken Ng (KEN哥哥)|圖片:Unsplash

    今期想教身為僱主或上司,如何有效地撰寫一封到點的推薦信。

    可在範本中稍修改字眼

    1. 參考僱員提供的範本:為增加僱主或上司願意寫推薦信的機會,很多員工也會附上一封推薦信的範本,以減少僱主或上司的工作量。

    假設僱主收到一封推薦信的範本,請不要感覺被冒犯,因為尤以在西方職場文化中,這種行為反而是有禮貌的做法。當然僱主可以考慮不跟從,但如果想從簡的話,可以在僱員或員工所提供的範本中,再稍作字眼上的修改便可以。

    2. 自行撰寫沒有提供範本:一封有效的個人化推薦信,可以簡化為三至四個部分。以下會提供各個部分的參考範本。

    Part 1:Recommendation(推薦的說話)

    Letter of recommendation是你對推薦人的能力有所肯定,應把這個想法在第一句直接寫出來。

    • 例子一(倘若知道推薦人申請的職位):「It is my distinct pleasure to wholeheartedly recommend Mr./Ms. Lee for the position of editor at Company X.」
    • 翻譯:我非常之高興地推薦李先生/李小姐在Company X為任編輯的一職。

    Part 2:Strengths(優點)

    第二部分則要提及推薦人的優點。以下有一些常用的優點供僱主作參考。

    包括:Competent problem solver(解決問題能力高)、Self-motivated worker(自我激勵的員工)、Great communicator(是個一流的溝通者)、Ability to listen to others(是個好的聆聽者)、Punctual(守時)、Accountable(有責任感)、Eliable(能夠依賴的人)。

    Part 3:Your relationship with the person(你跟推薦者的關係)

    此部分能夠證明推薦人在公司任職期間,是有用心建立人際關係,不只是打份工、出份糧這麼簡單。與此同時,亦暗示了推薦人在前公司,是一位令別人留下印象深刻的人。以下有一些可參考的寫作內容:

    • 例子一:What was the most impressive story about the person?
    • 翻譯:推薦人曾經做過甚麼,令你留下深刻印象的事情?
    • 例子二:What is special about the person?
    • 翻譯:你認為推薦人有甚麼特別之處?
    • 例子三:What would you rely on the person for, and why?
    • 翻譯:你一般會依賴推薦人的事項,以及有何原因?
    身為上司如何撰寫推薦信?寫推薦信時須留意4個部分|Ken Ng
    此部分能夠證明推薦人在公司任職期間,是有用心建立人際關係,不只是打份工、出份糧這麼簡單。圖片:Unsplash

    Part 4:Closing and Contact Information(結尾和有關聯絡方法)

    只需要寫下一句簡短的說話,以及提供閣下的聯絡方法便可以了。

    • 例子:「If you need to get a hold of me for more information regarding Mr./Ms. Lee, I would be happy to provide you with more details. I can be reached at [email protected] or by telephone(852 XXXX XXXX).」
    • 翻譯:我很樂意為你提供更多關於李先生/李小姐的詳情。你可以直接聯絡我,電郵[email protected],電話(852 XXXX XXXX)。

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