施耐德電氣 數碼轉型提高辦公室效率

施耐德電氣數碼轉型 計算室內人流分佈 重新規劃空間提高辦公室效率

職場

疫情爆發第四波,不少公司再次安排員工在家工作,令企業不得不加快數碼轉型的步伐,以求在新常態下站穩陣腳。施耐德電氣最近舉行香港網上創新峰會,鼓勵業界推動數碼技術,並且介紹數碼方案,創建智能工作空間。

撰文:經一編輯部 | 圖片:新傳媒資料室、圖片由受訪者提供

專注於能源管理及自動化數碼轉型的施耐德電氣,剛於11月26日舉行香港網上創新峰會,鼓勵業界推動數碼技術以達致低碳世界。峰會舉行超過20場策略講座、專家分享會和互動小組討論,以及於虛擬創新中心以3D形式展示施耐德電氣的EcoStruxure解決方案。

盡量利用空間

EcoStruxure解決方案包括EcoStruxure Energy Advisor及EcoStruxure Workplace Advisor等產品,前者是一套可以幫助企業提升樓宇營運效益,並持續遙距監察樓宇表現的數碼方案;後者是一套利用物聯網裝置和系統,以取得數據創建智能工作空間的數碼方案。

施耐德電氣進入香港市場超過50年,現時在港合共聘用逾700名員工,包括集團本地、區域性及全球的辦公室,員工總數約400名;以及另一合資企業,聘用約300名員工。

集團總部於五、六年前開始構思全新的工作模式,並於全球的辦公室推行,香港辦公室於兩年前搬遷,因而成為集團首批推行全新工作模式的辦公室之一。現時施耐德電氣的香港辦公室位於鰂魚涌,容納約400名員工,設計之初已計劃加入EcoStruxure Workplace Advisor。

施耐德電氣(香港)有限公司人力資源總監李晉說:「由於香港租金高昂,當然希望能夠盡量利用空間,但同時有效管理及控制人流,確保員工健康。」EcoStruxure Workplace Advisor因應佔用率、人流及用戶健康三方面進行分析,提升空間使用效率、優化用戶的舒適度、改善員工體驗、降低設施的營運成本及提升營運效能。

佔用率分析可以提高空間使用率,幫助企業找出閒置的辦公桌、空間和設施,以便作出相應的調整,提高營運效能;實時監察流動辦公桌的使用率;將辦公室重新布局,根據員工需要和人數的變動,變更流動辦公桌與固定辦公桌的比例。

 施耐德電氣 數碼轉型提高辦公室效率
施耐德電氣(香港)辦公室位於鰂魚涌,容納約400名員工。

掌握人流分布

施耐德電氣香港辦公室的400名員工當中約70名是外派服務工程師,他們經常外出工作,一般是早上先返回辦公室,拿取所需文件及工具,然後外出工作,直至黃昏才再回到公司。這些員工由早上10時至下午4時均外出工作,若果每位員工都使用固定座位,便會有大量座位閒置,因此人力資源部安排了流動座位給他們,按每名員工約需0.3至0.4個座位計算。施耐德電氣香港區總裁趙啟文表示:「整體而言,我們按每名員工約需0.8個座位計算,結果每個座位的使用率平均為60%至70%,高峰期約80%。」

透過EcoStruxure Workplace Advisor的數據,人力資源部發覺部分座位長期較少人使用,於是將之改裝為熱線中心,讓這批需要固定座位的員工使用。除了熱線中心,銷售助理的員工亦設有固定座位,管理層亦擁有房間,因應員工的工作性質決定座位模式。其次是人流分析,可有效控制空間和人流,協助緊密監察空間的人流,避免會議室和開放空間過份擠迫。

李晉說:「EcoStruxure Workplace Advisor可以了解會議室的使用情況,避免資源錯配,例如參與人數較少,但使用較大的會議室,相反亦然,尤其現時疫情嚴重,需要盡量分散人流,減低感染風險。」

EcoStruxure Workplace Advisor的介面以顏色顯示空間人流,綠色表示使用率較低,紅色表示使用率較高,方便管理人員掌握情況,優化空間密度控制,並根據人流提升清潔衛生、保安服務、照明和空調(HVAC)的效益。

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EcoStruxure Workplace Advisior 以顏色顯示不同區域的使用情況,綠色代表使用率較低,紅色代表較高。

長期維持舒適度

至於用戶健康分析,有效提高使用者的舒適度,監察溫度、濕度、二氧化碳含量、噪音、光線、氡含量、揮發性有機化合物(VOC),以減低病毒的傳播機會,並提升用戶的舒適度。綜合不同舒適度的條件,並為每項條件作出評分,從而找出問題所在,以及需要改善的地方,大幅減少員工的投訴。

李晉說:「系統因應各項指數,就空間舒適度給與評分,若評分在80分以下,我們會仔細檢視各項指標,並且作出相應改善措施。」企業想要使用EcoStruxure Workplace Advisor,需要在辦公室內安裝各式感應器收集數據,對於人流,感應器只能知道有人經過或有人使用,並不是擷取影像,所以相關資料並不指向任何人。

趙啟文說:「辦公室太細的話,系統所收集的數據未必有太大意義,因此公司規模較大,較適合使用EcoStruxure Workplace Advisor。」施耐德電氣因應EcoStruxure Workplace Advisor的硬件及軟件定價,硬件指各種感應器,至於軟件是指管理平台,以SaaS(Software as a Service,軟體即服務)模式提供服務。

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EcoStruxture Workplace Advisor 需要配合各式感應器使用。

混合辦公模式

Microsoft香港於1991年在港設立辦公室,並於2002年遷往數碼港,佔地約80,000平方呎,聘用逾300名員工。Microsoft香港於2019年在銷售團隊使用的辦公室,引入流動座位的概念,並採用了於Microsoft Azure雲端運算平台上運作的EcoStruxure Workplace Advisor,創建多元互動的辦公空間和員工的健康,過程中更毋須進行大規模的辦公室改造。

Microsoft 香港及澳門區總經理陳珊珊表示:「遙距工作已經成為新常態,亦印證科技是加強企業抗逆力的重要元素。企業需要重新考慮員工和團隊的溝通和協作方式,而混合辦公模式將結合遙距工作和傳統辦公室,有利於企業實踐可持續發展。」

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