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疫境「智」勝|WFH保持效率Tips 揀啱協作工具+手機自動連接公司電話 朝早仲要做1件事

職場
第五波疫情至今,大家對在家工作已不陌生,甚至會開始發現長時間WFH並不如想像中輕鬆,反而是難以保持高效率。今次,我們便介紹4大WFH Tips予一眾讀者,教大家如何提升自己的工作效率,同時輕鬆與公司同事和客戶保持聯繫,讓WFH的日子亦能維持Work Life Balance。另外,我們亦會介紹幾個優惠方案,只需低廉月費就可以換來高效率。優惠期內購買,更可獲總值高達$6000的禮物!不想錯過就記得看到最後!

Tips 1:選擇合適的協作工具 避免溝通引起的誤會

大家各自在家工作,要讓每個人都可同時編輯文件、輕易交收檔案相當重要。每人輪流編輯,再靠WhatsApp傳來傳去,衍生多個版本之後往往容易造成混亂,亦會令團隊協作的效率降低。今次介紹的兩個協作工具——Microsoft 365和Google Workspace各有特色,可以幫助大家提升工作表現。

Microsoft 365豐富文書編輯功能

Microsoft 365有最新版本的Word、Excel、PowerPoint等常用Office Tools, 是日常編輯文件報告的好幫手。配備網頁和App版本,方便隨時隨地以不同裝置使用。另外,Microsoft 365亦為每個用戶配備高達1TB雲端儲存空間,讓你輕鬆共享檔案。加上開會常用的Teams、電郵服務Exchange等工具,Microsoft 365特別適合平日要處理大量文書工作的中小企員工。

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Google Workspace超大雲端儲存容量

而Google Workspace方面,同樣備有Doc、Slides、Sheets等即時編輯通訊工具。配合可以公司專屬電郵地址使用的Gmail和高達5TB雲端儲存容量,Google Workspace特別適合需要共享大量檔案的中小企,例如創意媒體產業的公司。加上Google Workspace結合了AI,設有智能撰寫為用戶提出內容建議等功能,絕對是提升效率的好幫手。

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Tips 2:手機連接公司2字頭電話其實唔難

在家工作的另一個難題,就是不知如何全面連接Office的2字頭公司電話到自己的手機。想聯絡同事,又未必知道同事的私人手提電話; 想聯絡客戶,對方又可能因為來電號碼不明而拒接。連接公司2字頭電話看似複雜,其實不必!只需要一個App就可以,以HKT On-the-go手機App為例,它可用作隨身的Office Line,接聽公司電話的來電和留言信箱,避免漏接。On-the-go App更可在打出電話時顯示公司的2字頭電話號碼,讓客人容易辨認,保持專業形象。

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Tips 3 朝早要做1件事 5分鐘會議迅速Catch up

在家工作時,難以察覺同事正面對的困難,或是一些潛在需要處理的問題。及早發現這些問題,能提升公司各類Project的進度。每天早上或隔日早上,開一個花5分鐘的快速會議,讓同事簡單匯報當日的工作內容,若有任何問題或困難可即時提出,促進同事之間的資訊互通,提升合作效率。

上述提到的協作工具Microsoft 365和Google Workspace均備有線上會議功能,無論手機或電腦上都可使用,每次會議更可容納高達500人,開會無難度之餘亦可用作舉辦webinar等活動。

Tips 4 好好計劃工作 區分工作和休息時間

在家工作另一個最常遇到的狀況,就是工作與生活的界線模糊,缺乏規律。由於在家工作有更多彈性,部分人或會食無定時,工作和休息時間不定。每日利用Microsoft 365 Outlook Calendar 或Google Workspace的Calendar好好規劃一日要處理的事項並區分清楚工作和休息的時間,才能保持長期高效工作。

另外,大家亦可以善用一些像HKT On-the-go的手機App,設定接聽工作來電的時間,令工作與生活可維持平衡。

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因應疫情,HKT特地推出抗疫優惠,助一眾中小企提升團隊在家工作的效率,而這些優惠都能助大家實踐上述提升在家工作效率的4大方法。

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  1. On-the-go 手機 App: 以手機致電客戶時,亦以公司「2」字頭電話號碼作來電顯示,維持專業形象。
  2. 100GB 雲端儲存: 隨時隨地存取資料,安全穩妥。

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