未來工作場所將是混合模式 Microsoft陳珊珊:「數碼轉型現在才開始」

新冠肺炎疫情持續超過一年,人們漸漸適應新常態,包括工作、學習及其他方面的數碼轉型。疫情加速了數碼轉型,Microsoft香港及澳門區總經理陳珊珊認為,現在才是真正開始,人們生活各個領域勢將進一步數碼化。

撰文:經一編輯部|圖片:由受訪者提供、新傳媒資料室

Microsoft於產品及服務各方面協助業界數碼轉型,集團認定香港市場的重要地位,並繼續增加在港投資。疫情於2020年初爆發初期,大家都感到恐慌,企業實施在家工作安排,減少員工之間交叉感染的風險。作為國際科技巨擘,Microsoft的香港辦公室,於各方面早已引入最新技術,不過當疫情爆發,亦要作出相應配合。

數碼技能愈趨重要

Microsoft 365內有一個名為Power Apps的低程式碼開發平台,用戶可透過低開源碼(low code) 設計與開發應用程式,使用預建模型輕鬆建立程式及將數據整合,所以即使不是資訊科技專才,也可以做到。

Microsoft香港總經理陳珊珊說:「公司規定所有進入辦公室的員工都要進行健康申報,人力資源部的同事,便使用Power Apps編寫程式,方便同事申報。」Microsoft內部設有培訓課程,讓員工學習各種數碼技能,包括使用Power Apps撰寫流程,遇上臨時情況時,未必凡事均需要倚賴資訊科技部的同事。

「在新常態之下,數碼技能就像語言技能,員工最少要懂得掌握低開源碼或無開源碼技術,這些技能等同於寫memo。」

企業的數碼轉型包括了三個主要部分,以上情況反映其中兩個部分,分別是科技(Technology)及技能(Skill Set),還有一個部分是心態(Mind Set)。在新常態之下,經已沒有如常的生意模式(business as usual),不能「一本通書讀到老」,就像餐飲業,必須在堂食以外,發展外賣生意。

Microsoft陳珊珊:「數碼轉型現在才開始」
在新常態下,工作場所將是混合模式,員工透過雲端協作。

Microsoft香港其中一個客戶,設計出雲端點餐系統的軟件即服務(SaaS),餐廳只需繳付月費,便能於極短時間內數碼轉型,提供網上點餐及外送服務。去年教育界受到嚴重影響,莘莘學子停課不停學,Microsoft推出教育版的O365,除了視像會議功能外,還方便教師派發、批改功課,讓學生能夠以小組形式做習作。

醫療界別方面,與Microsoft合作的醫療機構,於數週之內推出網上面診服務,方便非緊急病人於網上預約時間及接受診症,藥物可獲安排送到家中,減輕人們不欲到診所的疑慮。

重塑工作場所

至於作為香港命脈的金融業,Microsoft與卓佳(Tricor)合作推出eAGM系統,方便上市公司於網上進行週年股東大會,讓這些企業與投資者保持溝通,並且奉行良好的企業管治。全港各行各業都在數碼轉型,生意節奏變得急速,很多項目都要在極短時間內完成,令陳珊珊在管理上也要作出相應的調節。

「疫情下需要遙距辦公,惟管理層的存在相當重要,這段期間我歸納出三個『E』的方程式。」

第一個「E」是Empathy(同理心),員工在疫情期間面對不同困難,公司盡可能提供靈活性,例如當全部家庭成員均在家工作或學習,容易衍生其他問題,因此Microsoft的辦公室同時開放,讓有需要的員工返回公司工作。

第二個「E」是Empower(授權),由於市場情況瞬息萬變,客戶要求往往非常迫切,員工無法凡事請示上司同意,因此要下放權力,讓他們快速回應顧客需求。最後一個「E」是Engage(參與),雖然與員工見面機會減少,但要保持溝通,讓員工任何時候均能夠找到管理層。

今年是Microsoft香港成立30週年紀念,陳珊珊認為集團在港的發展可以分為三個階段,首階段是建立(Build),執行創辦人比爾蓋茨 (Bill Gates)的願景,讓電腦出現在每個辦公室、每一個家庭的桌面上。

約於十年前進入第二個階段創造(Create),當時雲運算仍在起步,Microsoft香港率先開始設立數據中心,透過不同裝置的運算能力,可以收集數據,然後在雲端整合及分析,再將洞見回饋,讓負責的人作為參考及作出適當行動。

現時進入第三個階段重塑(Re-invent),新常態之下,重塑了工作場所(workplace),辦公室並不是唯一的工作地方,員工在不同地方工作,然後透過雲端協作;資訊科技的工作不再只限於指定員工,每個人均要掌握一定的數碼技能。

Microsoft陳珊珊:「數碼轉型現在才開始」
受疫情影響,員工在不同地方工作,去年聖誕透過視像互相祝福。

創造全新市場

「數碼轉型其實剛剛開始,市場需求仍然龐大,即使疫情過去,也不會走回頭路,因為不少公司發現數碼轉型,為他們創造了全新的市場。」

以零售業而言,從前只做實體店的公司,只能接觸到當區客戶,發展電子商易後,卻能接觸其他區域,甚至是海外市場的顧客。遙距辦公之下,身處不同地方的人才能夠協作,打破地域限制,企業聘用專才更具彈性,令業務可塑性更高。

根據Microsoft集團的業績報告顯示,2020/ 2021年度第二季(即2020年10月至12月),集團於網絡安全範疇的生意按年大增五成;雲端業務亦增加四成。去年9月,Microsoft香港舉辦Envision Forum年度大會,行政總裁Satya Nadella親自出席,並與香港團隊進行遙距對話,肯定香港是集團其中一個重要市場,並且承諾將會繼續增加投資

因應雲端業務不斷擴展,Microsoft香港將增設香港Azure可用性區域,另會推出因應不同行業度身訂做的雲端服務,包括健康護理、零售、建造及金融服務行業等。培育人才是數碼轉型其中一個重要部分,Microsoft去年與LinkedIn合作為全球3,000萬人提供數碼技能培訓,香港受惠人數達90,000名。

Microsoft香港與職業訓練局合作,後者成為全港首間專上學院設立的Microsoft認可考試中心,方便人們學習數碼技能並獲得相關專業認可。此外,Microsoft香港亦與大學及教育局合作,為不同年齡層的人士,提供數碼教育。

Microsoft陳珊珊:「數碼轉型現在才開始」
Microsoft 香港繼續投資於香港,包括加設數據中心,以及培訓數碼人才。

ABC管理理念

陳珊珊畢業於香港大學電腦學系,當年是相對嶄新的學科,60多名學生之中,僅八名是女性,她本身數理科成績不俗;加上出於好奇而報讀該學系,並且因而購入人生中首部電腦。

「學習期間,我發現這個科目相當有趣,原來資訊科技可協助解決各種複雜的問題。」

畢業後,陳珊珊順理成章進入資訊科技行業,先後從事技術及顧問等層面,接觸到不同的範疇。她於2017年加入Microsoft香港,現時管理300多名員工,管理理念可以簡單概括為ABC。

A是指Ambition(志向),要令員工擁有上進的心(aim high),雖然疫情令工作出現各種困難,但管理層要有同理心,於各方面提供支援,協助解決問題,最重要是令員工清晰願景(vision),為他們創造動力。B是Balance(平衡), 人生由不同部分組成,於不同場境擔任不同的角色,管理層要能提供彈性,例如混合的工作模式。C是Change(改變),很多人覺得改變帶來不安,其實凡事有兩面,改變同時帶來機會,例如疫情雖然是危機,但這個改變亦潛藏了機遇。

「Microsoft文化當中有兩個『成』字,包括『成就』(empower),能夠成就他人成功,就是創造了價值;另一個是『成長心態』(growth mindset),要勇於走出舒適圈,學習不同的東西。」

Microsoft陳珊珊:「數碼轉型現在才開始」
Microsoft 香港現時聘用300多名員工,陳珊珊以ABC管理理念,助他們「成就」及「成長」。

未來的工作場所

根據Microsoft工作趨勢指數報告,未來的工作場所,主要有以下數個特色,首先是混合模式,60%受訪者喜歡在家工作,然而仍有50%受訪者喜歡面對面的接觸,因此工作場所將是混合模式,真正的辦公空間在雲端,所有員工可在這兒取用相同的資訊。

調查發現,在疫情下,六成管理層認為與員工之間的隔膜比以前大,因此工作場所的分析成為重要參考工作之一,能夠讓管理層從中發掘洞見,例如哪種開會模式最具效率。

很多人以為未來主要透過視像會議工作,其實這只是其中一個部分,現代化辦公環境(Modern Workplace)更包括虛擬協作,以及將企業業務流程數碼化,例如簽署合約文件以及人力資源流程如報銷開支和請假等,都可透過安全的數碼平台處理,甚或利用混合實境(Mixed Reality)等裝置進行遙距協作。

Microsoft陳珊珊:「數碼轉型現在才開始」
陳珊珊(前排右四)認為,疫情令員工之間接觸減少,但仍要注重溝通。

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