【實用電郵英語】亂用To whom it may concern容易得罪人?職場電郵最常犯4大錯誤!|Ken Ng

【實用電郵英語】亂用To whom it may concern容易得罪人?職場電郵最常犯4大錯誤!|Ken Ng

電郵職場溝通常用工具,雖然同事間聯絡未必需要太拘謹,但某些常犯錯誤依然要小心。

撰文:Ken Ng (KEN哥哥)|圖片:Unsplash

1. 沒有附加Greeting / Closing

一般來說,同事之間電郵溝通的規格不必太嚴格,但greeting 或closing是不可或缺的。 Greeting的作用不單只將電郵的風格定位,亦是禮儀上的需要,「Hi, Simon,」 和「Dear Mr. Lee,」語氣上的分別相差很遠。以下是適合同事間電郵溝通常用的greetings和closings例子:

Examples of email greetings:

  • 「Hi, David,」
  • 「Greetings,」
  • 「Dear David,」
  • 「Hello,」

Examples of email closings:

  • 「Best,」
  • 「Best regards, / Kind regards,」
  • 「Regards,」
  • 「With gratitude,」
  • 「Many thanks,」

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【實用電郵英語】亂用To whom it may concern容易得罪人? 職場電郵最常犯4大錯誤!|Ken Ng
圖片:unsplash

2. 沒有清楚說明電郵有附件

鑑於每間公司使用的電郵供應商或服務系統有所不同,閱讀電郵時未必能清楚看到是否帶有附件。在趕急的情況下,很多人會忘記在電郵的正文裏說明郵件是帶有附件。若電郵是帶有附件,我們必需在正文裏提及此事。以下提供幾個簡單又實用的例子:

Simple Examples:

  • 「The file is attached.」
  • 「The attachment is enclosed.」

Longer examples:

  • 「You will find the file attached along with this email.」
  • 「Enclosed is the file in question.」

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3. 過分使用短寫

同事之間溝通的電郵短寫是可以接受的,但是我們一定要用一些conventional(常規的)abbreviation(縮寫),儘量不要加插一些不常見的短寫,過分的縮寫例如 「coz = because, u = you, ur = you’re / your」就要避免。以下是一些適當或通用的電郵短寫例子:

同事之間溝通電郵的常見短寫:

  • ASAP:As soon as possible
  • WFH:Working from home
  • LMK:Let me know
  • Y/N:Yes or No?
  • IMO:In my opinion
  • FYI:For your information

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4. 錯誤使用「To whom it may concern,」

同事之間溝通電郵不能用「To whom it may concern,」,不是因為formality(正規)出了問題,而是appropriateness(妥當性)。我們不知道電郵收件者的名字才會用此greeting。就算與不熟識的同事溝通,我們也應該有能力去弄清楚他們的名字,一來是需要有基本的尊重,二來做事需要妥當。但如果我們真的不能夠判斷收件人的身份時,使用這個 greeting才會變得適合了。