LegalX將檔案數碼化 有效監察工作進度 有助管理人員設立KPI

LegalX將檔案數碼化 有效監察工作進度 有助管理人員設立KPI

新冠肺炎疫情全球大流行,對社會各方面帶來極大影響,企業必須在避免員工受到感染的情況下,保持正常運作,可謂一大挑戰。這種情況令企業對遠端的協作平台需求大增,當然市面上也有不少現成工具可供選擇,又或者找科技公司因應工作流程設計軟件,但仍然各有弊端。雲端企業管理軟件LegalX由專業人士及科技專才創立,最初針對律師行及金融服務機構,但可以因應不同行業加入專屬設定,方便企業跨部門、團隊及地域進行協作。

撰文:經一編輯部 | 圖片:新傳媒資料窒、iStock 圖片、圖片由受訪者提供

LegalX聯合創始人廖鎮宇(Gene)於英國杜倫大學取得法律學士,然後在內地清華大學攻讀法學碩士,畢業後返港在國際律師行工作多年,其後在證監會擔任法律顧問,對金融市場及企業併購方面擁有豐富法律及項目執行經驗。

Gene的哥哥、LegalX聯合創始人廖鎮豪(Justin)於英國倫敦政治與經濟學院完成大學課程,畢業後返港,在摩根大通的投資銀行部任職多年,其後在基金管理公司負責私募(Private Equity)及風險投資(Venture Capital)的工作,曾在大中華地區及海外完成多個項目,有逾15年的金融及投資經驗。兩兄弟在法律及金融界工作多年,深切體會業界的痛點,市場現有的工具,或者由科技公司設計的軟件,均未能解決問題,因而萌生創業念頭。

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新冠肺炎疫情令企業營運備受影響,對於遠端的協作平台需求大增。

資訊分散易洩密

Gene說:「以處理一宗收購合併為例,要由不同範疇的專業人士合作才能成事,故需要一個讓各方可以同時協作的平台,才能於指定時間內順利完成工作。」疫情影響之下,人與人避免接觸,業界主要使用科技公司設計的軟件、現成的協作平台及即時通訊軟件工作,但這些工具各有不足之處。由科技公司設計的軟件,雖然是依足工作流程設計,但欠缺彈性,例如步驟一至七,無法增刪或調亂次序。

至於現成的協作平台,主要方便員工與員工之間分享檔案,並非因應每間公司的工作流程而設計,而且這些平台主要是美國公司的產品,不會為個別企業進行微調,也有部分軟件被內地禁用,令中、港兩地員工無法一起協作。即時通訊軟件的保安問題成疑,在此分享或傳送機密文件,容易導致洩密,而且重要資料分散,無法將之集中,增加工作難度。

兩兄弟於2017年中已有構思,並於2018年底正式成立公司,由用家角度出發,找來科技專才,設計出一個能夠解決業界痛點的平台LegalX。LegalX於2019年8月正式推出,最初針對律師行及金融服務機構而設計,結合了線上文件編輯及檔案管理;項目及日曆管理;即時通訊;視像通話及會議;加入神經語言規劃(Neuro-Linguistic Programming,簡稱NLP)的搜尋器;以及高度的安全性。

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項目的負責人可以透過Legalx了解工作進度,有效管理時間。

逐一拆解痛點

LegalX能夠協助業界解決五大痛點,首先是在方便與安全之間取得平衡,愈方便的協助平台,保安問題愈嚴重,LegalX設計既安全又方便。其次是將訊息集中處理,避免資料散落在不同的手機應用程式(App)或者電郵,大大減低洩漏機密資料的危機。第三,律師行及金融服務機構的員工,需要處理很多重複性的工作,LegalX可以將之自動化,騰出人力資源進行高增值的工作。第四,專業機構經歷多年時間發展,擁有大量檔案及文件外,找尋資料相當費時失事,LegalX將檔案數碼化,用戶可以透過加入NLP的搜尋器,隨時翻查相關資料。

除了內部文件,LegalX還可以因應公共的數據庫,例如港交所、深交所的數據進行分析,從而提升工作效率。最後,專業機構處理大量機密文件,LegalX方便管理層設定權限,可因應團隊、部門、個人,甚至仔細至就每個文件夾檔案設定權限。

Justin說:「LegalX可協助監察工作進度,每個步驟設立KPI,讓管理人員了解項目狀態,遇有阻滯即時解決問題,提升風險管理程度,避免工作延誤,也有助提升生產力。」兩兄弟創業之初,原本旨在利用大數據進行分析,然而要做分析先要有數據,於是先建構LegalX平台,收集各式數據,再進行對企業營運及管理具有價值的分析。

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律師行及金融服務機構的工作,往往需要不同的合作伙伴協作。

邊做邊建立流程

過去多年的工作經驗,令兩兄弟深明用家之苦,於是從用家角度出發,設計出簡易操作的LegalX,他們特別聘請UX(User Experience,用戶體驗)及UI(User Interface,用戶介面)的設計師,確保任何人均能操作,毋須專業的科技知識。

由科技公司協助設計的軟件,一般不夠人性化,LegalX容許用戶擁有更大彈性,在日常工作的過程中,建立起專屬的流程,這樣最能夠貼合企業所需,也是該平台的最大賣點。Gene說:「工作流程可能是步驟一至七,LegalX容許用戶隨時加插3.5這個步驟;律師行注重公曆日(calendar day)及工作天(business day),系統可以自動調整及計算,省卻人手出錯,並且設有指示功能。」

LegalX於2019年中甫推出,便獲內地一間大型律師行成為首個付費客戶,並且陸續吸納數間企業客戶,主要是律師行及金融服務機構,她們都是中至大型企業,企業員工數目由數百至逾1,000名。LegalX是SaaS(Software as a Service,軟體即服務)的模式,企業因應使用時間及用戶人數付費,用戶登入雲端系統,便能隨時隨地使用服務。

Justin說:「LegalX基本上不設最低入場門檻,不過設計本身針對需要處理大量文件的企業,員工數目在十名以上的企業較為合適。」雖然LegalX最初針對律師行及金融服務機構而設計,其實也適用於不同行業,可以因應行業特性及企業需要作出調整,故公司下一步計劃吸納更多類型的企業客戶。

Gene說:「社會不斷變遷,客戶要求愈來愈高,人力及租金成本不斷增加,長遠來說,企業收入難以追上成本的增幅,LegalX可以替企業節省成本,吸納更多生意,從而增加收入。」LegalX由數名創始人的私人資金成立,取得創新科技基金,現時是數碼港的培育公司,並於今年初完成種子輪融資。

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LegalX包含即時通訊工具,但具有高度安全性。

為大灣區企業創造價值

LegalX於推出之初,已經面向中、港兩地企業,今年初在深圳設立分公司,進一步拓展業務。Gene說:「以專業服務公司而言,於香港及深圳兩地設立據點,基本上已能接觸大灣區絕大部分的潛在客戶,下一步我們考慮進入上海,這樣便能夠覆蓋全國。」兩兄弟憑藉多年在律師行及金融服務機構工作多年經驗,而設計出LegalX,平台本身結合了香港公司的管理智慧。

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LegalX希望能為大灣區的企業創造價值,引入香港公司的管理及營運理念。

Gene說:「當內地公司使用LegalX,能夠從中學習香港公司的管理理念及工作經驗,從而提升服務質素。」由於內地幅員廣濶,專業服務公司每次遇上難題都是「見招拆招」,未必能夠將經驗總結及累積,透過LegalX,她們可從工作流程中學習,優化未來的工作項目。

Justin說:「內地企業現時傾向注重B2C的層面,淘寶、天貓的客服水準極高;至於B2B的層面暫時仍被忽略。」LegalX的介面設計,令每項目工作的流程更加透明,企業員工每完成一件工作,即時更新進度,有助時間管理及提升效率。Gene說:「香港金融行業的服務,屬於世界頂尖級數,我們希望能夠為香港出一分力,令香港保持競爭力,同時為大灣區甚至全國的企業創造價值。」

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香港是國際金融中心,專業服務公司的管理及營運水平極高。

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