文書處理大匯集 6個高效Email技巧+52個WORD EXCEL PPT快捷鍵

文書處理大匯集 6個高效Email技巧+52個WORD EXCEL PPT快捷鍵

Office工作離不開電郵。朝早返工第一件事?相信很多人都會打開email box,安排當日要覆的人、做的事。

文:K.K.

在講求效率的職場,懂得撰寫一封簡潔清晰的電郵,簡直是高效工作的恩物!造福自己,亦照亮他人。

專為《Inc.》雜誌網站撰寫科技文章的John Brandon提出了6個簡單而又常被人忽視的email skillssssss。

Well~ 真的,非常簡單,而你⋯⋯又做得到?【溫柔tone,表示絕不敢挑釁~】Check it out!

06|回覆對方你已收到信

當發出電郵的一刻,心頭大石已放下一半。還有一半?有賴於收件者填補。

到底我的電郵是否順利寄出?他是否收到通知?一天未收到回覆,一天有半塊大石懸在半空⋯⋯【well~ 心寬者除外。】

將心比心。只需花10秒,簡單的一句「已收到,謝謝」(Well noted / received with thanks.),既可幫你呈現職場的專業形象,又可令對方安樂地將精力花在其他事上,win-win!

05|刪減至少一個字

自認說話簡潔者,可略。

摁「寄出」前,快速掃視內容,總有一、兩個讀起通順,卻毫無存在價值的字眼,英文中尤以”that” 為表表者。 若發現冗字,咪猶豫,del!

04|講重點

省略「我知道你很忙,但是⋯⋯」之類的客套說話。【然而⋯⋯對住公司各位大大,這的確需要勇氣。】

查實,堅持單刀直入,羅列重點,真的是為原本忙碌的對方做善事啊。讓其在百忙之中更快地掌握事情,慳得一秒得一秒!

03|避免網絡潮語

要知道,並不是個個都如你般跟得上潮流。一連串的短雞腸 “lol”, “ttul”, “DQ”, “Dickson”,又或是令一般人看不清想不透的「十卜」、「94狂」、「藍瘦香菇」和「87分不能再高了」⋯⋯為己為民,請忍手,等你找到擁有共同語言的人,再切磋切磋吧。

What? 你想叫我再解釋解釋上面的「看不清想不透」?No no no,為了有專業形象的體現,我拒絕解釋。【除非⋯⋯⋯⋯⋯⋯你留言問,keke。】

02|簡單結尾

來到尾聲,蚊都瞓了。當然是愈簡潔愈好啊!重要事請在開門見山時便交代完。【正如這篇文 XD】

01|簡化簽名

簽名檔後,若可一眼找到你的電話聯絡方式,便是再好不過了!

嗱~ 無呃你,這6點真的很簡單吧?

除了以上6個高效Email技巧外,打工仔用電腦做文書處理,很多時都要用上WORD,EXCEL及PPT,以下在52個快捷鍵,一定要識。

 

WORD 20大 快捷鍵!

1|粗體

WINDOWS: CTRL + B

MAC: COMMAND + B

2|斜體

WINDOWS: CTRL + I

MAC: COMMAND + I

3|底線

WINDOWS: CTRL + U

MAC: COMMAND + U

4|不給空格加底線

WINDOWS: CTRL + SHIFT + W

MAC: COMMAND + SHIFT + W

5|雙底線

WINDOWS: CTRL + SHIFT + D

MAC: COMMAND + SHIFT + D

6|縮小字型

WINDOWS: CTRL + [

MAC: COMMAND + [

7|放大字型

WINDOWS: CTRL + ]

MAC: COMMAND + ]

8|變更字母的大小寫

WINDOWS: SHIFT + F3

MAC: SHIFT + F3

9|靠左對齊

WINDOWS: CTRL + L

MAC: COMMAND + L

 

10|靠右對齊

WINDOWS: CTRL + R

MAC: COMMAND + R

11|文字置中

WINDOWS: CTRL + E

MAC: COMMAND + E

12|左右對齊

WINDOWS: CTRL + J

MAC: COMMAND + J

 

13|單倍行距

WINDOWS: CTRL + 1

MAC: COMMAND + 1

14|1.5倍行距

WINDOWS: CTRL + 5

MAC: COMMAND + 5

15|雙倍行距

WINDOWS: CTRL + 2

MAC: COMMAND + 2

 

16|全選

WINDOWS: CTRL + A

MAC: COMMAND + A

17|向左 or 右選取最接近的一個字

WINDOWS: 先「F8」,後「向左 or 右鍵」

MAC: 先「F8」,後「向左 or 右鍵」

***按「esc」退出延伸選取模式

18|擴大選取範圍至整句、段落、全文

WINDOWS: 重複F8

MAC: 重複F8

***按「esc」退出延伸選取模式

 

19|縮小選取範圍

WINDOWS: Shift + F8

MAC: Shift + F8

***按「esc」退出延伸選取模式

20|插入註解

WINDOWS: ALT + R,C

MAC: COMMAND + OPTION + A

 

EXCEL 20大 快捷鍵!

1|加入超連結

WINDOWS: CTRL + K

MAC: COMMAND + K

2|在同一個輸入格中開新一行

WINDOWS: ALT + ENTER

MAC: CONTROL (or COMMAND) + OPTION + ENTER

3|輸入目前日期

WINDOWS: CTRL + 分號 (;)
MAC: CONTROL + 分號 (;)

 

4|輸入目前時間

5|轉換為兩位小數的貨幣格式(負數以括弧和紅字表示)

WINDOWS: CTRL + SHIFT + $

MAC: CONTROL + SHIFT + $

6|變為無小數位數的百分比格式

WINDOWS: CTRL + SHIFT + %

MAC: CONTROL + SHIFT + %

 

7|變為通用數字格式

WINDOWS: CTRL + SHIFT + ~

MAC: CONTROL + SHIFT + ~

8|隱藏選取的列

WINDOWS: CTRL + 9

MAC: CONTROL + 9

9|取消隱藏選取的列

WINDOWS: CTRL + SHIFT + (

MAC: CONTROL + SHIFT + (

 

10|隱藏選取的欄

WINDOWS: CTRL + 0

MAC: CONTROL + 0

11|取消隱藏選取的欄

WINDOWS: CTRL + SHIFT + )

MAC: CONTROL + SHIFT + )

12|顯示/隱藏公式

WINDOWS: CTRL + ~

MAC: CONTROL + ~

 

13|加入外框

WINDOWS: CTRL + SHIFT + &

MAC: COMMAND + OPTION + 零 (0)

14|移除外框

WINDOWS: CTRL + SHIFT + _

MAC: COMMAND + OPTION + _

15|開啟新檔

WINDOWS: CTRL + N

MAC: COMMAND + N

16|列印

WINDOWS: CTRL + P

MAC: COMMAND + P

17|插入註解

WINDOWS: SHIFT + F2

MAC: SHIFT + F2

18|在Sheet之間轉換

WINDOWS: CTRL + PAGE UP (or PAGE DOWN)

MAC: OPTION + 方向鍵(左/右)

19|眾裡尋「你想要的內容」

WINDOWS: CTRL + F

MAC: COMMAND + F

20|另存新檔

WINDOWS: F12

MAC: F12

POWERPOINT 12大 快捷鍵!

1|複製選取的投影片

WINDOWS: CTRL + SHIFT + D

MAC: COMMAND + SHIFT + D

2|插入新投影片

WINDOWS: CTRL + M

MAC: CONTROL + M、SHIFT + N

3|從頭開始放映

WINDOWS: F5
MAC: F5

4|從當前投影片放映

WINDOWS: SHIFT + F5
MAC: COMMAND + RETURN

5|在放映模式中,轉換至指定的投影片編號

WINDOW: 編號 (eg. 2) + ENTER

MAC: 編號 (eg. 2) + ENTER

6|在放映模式中,顯示全黑畫面

WINDOWS: B or 句號 (。)
MAC: B or 句號 (。)

7|在放映模式中,轉換為筆形游標

WINDOWS: CTRL + P

MAC: COMMAND + P

8|消除全部筆形游標的筆跡

WINDOWS: E

MAC: E

9|轉換回箭頭游標

WINDOWS: CTRL + A
MAC: COMMAND + A

10|結束投影片放映

WINDOWS: ESC

MAC: ESC、連字號 ( _ ) 、 COMMAND + 句號 (。)

11|建立新簡報

WINDOWS: CTRL + N

MAC: COMMAND + N

12|切換簡報者模式畫面

WINDOWS: ALT + F5

MAC: OPTION + RETURN

P.S. MAC用戶記得先在「系統偏好設定」中,點選「鍵盤」的「使用所有F1、F2等鍵為標準功能鍵」。

掌握了這些快捷鍵,便可在文書工作節省不少時間呢!但前提是,要記得到,keke。

所以還是建議大家,根據自己的需要及喜好使用快捷鍵。

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