下午5點非適當開會時間  提升效率由管理電郵和日程入手

下午5點非適當開會時間 提升效率由管理電郵和日程入手

職場】日復一日的工作,難免會感到倦怠。如果想讓自己更有動力工作,可以由管理你的電郵、日曆、項目和任務入手。以下是助你提升工作效率的小方法:

撰文:Smart ED編輯部|圖片:unsplash|資料來源:Medium

管理你的電郵

1.電子郵件不是即時通訊工具,因此請關閉通知,千萬不要像即時通訊應用程序這樣使用你的電子郵件。

你要做的事就是每天只檢查幾次你的電子郵件,你會給自己更多的時間來完成你的工作。

2.保持簡短的回答。收件人沒有時間閱讀。

簡短的電子郵件可以快速地編寫,易於閱讀和有效,你自然獲得更多時間。

3. 取消訂閱一些垃圾郵件,因為更少的郵件將幫助您更好地整理收件箱。

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管理你的日曆和會議

1. 管理好你的日曆,避免一整天都在開會。

2.我們可能只需要30分鐘的會議時間,避免過長的會議,其實組織好的會議,30分鐘足以完成到。

3.預先閱讀和議程主題讓您的會議更快。

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如果你希望會議進行得更快,請提前預先發送參與者,最好是一兩天前。詢問他們是否有需要討論的主題。

4. 安排好會議的時間,上午7點、8點,下午5點、6點這些都不是正常或適當的會議時間 ,會議安排在短時間內和非特殊時間舉行,參與率會更高。

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管理你的項目和任務

1.使用簡單的系統來跟踪你的項目,你可能需要對項目進行詳細規劃,但需要列出一個簡單的列表。

2. 將你的工作訂優先次序,每一日都有很多事情需要處理,但你需要清楚了解要處理的事的緩急輕重。

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3. 彈性的辦公時間,如果你討厭在白天在辦公桌上被打擾,可以選擇在其他人上班前30分鐘到達工作崗位。

很多研究表明,清晨是最有工作效率的時候。

4. 將你需要完成的項目,訂立截止日期。

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5. 縮短完成工作的時間,為任務設置一個短暫的時間限制。

比如限制在三小時內,做好一份報告諸如此類。

與訂立截止日期是同一道理,可以有助快速地完成任務。

6. 記住你要進步而不是完美,不要花太多的時間來提出完美的解決方案。

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7. 不要害怕被委派工作,因為你可以有機會學習別人未學習的。

8.不要嘗試解決每個人的問題,讓其他人幫助我們合力完成工作。

9. 思考的時候不妨到處活動一下,當你走開時,會想到更好的解決方案 。

你會驚訝於離開辦公桌時,可以想出更有創意解決方案。

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