電郵的溝通藝術 高層不只是態度好便夠｜葉成輝博士專欄

筆者有朋友在微信的名稱叫「我是一條蟲」、有叫「海闊天空」、有叫「花花愛唱歌」，更有叫人摸不著頭腦的「騙子」、「薯頭」、「特兒」等，確實不容易找對人。以前任職美國公司時，很講究電郵禮儀，副本抄送叫cc（carbon copy），也有副本密送bcc（blind carbon copy），所以有時候老闆暗地裏拷貝了其他同事，而你蒙在鼓裏。

負面電郵要單獨處理

美國公司也講究輩份，潛規則是電郵副件抄送時，需按職級高低來排序以示尊重，但現在大家好像已經不太介懷誰先誰後了。不過當你需要其他部門同事協助時，應該cc他們的直屬上司，至少讓人知道你要做甚麼，或為甚麼找他的下屬。最近聽說不少由高級員工發出的電郵都有點弊病，大家應該好好學習以作改善。英文文法這裏就不說了，最常見的問題是電郵戰爭（email war），你一言我一語的罵戰，也以回覆所有人的方式讓全世界知道，其實負面的電郵盡量要單獨處理，當然也有例外。

另外一種是尚未了解事情始末又沒有問清楚，便盡快把球踢到對家。其實把工作丟給他人，也不代表與你無關，一個負責任的領導不會先行「落閘」，他會把整件事的來龍去脈弄清楚才作決定，自己應該負責的事還是自己做好，千萬不要踢來踢去。此外，筆者收過冷漠甚至囂張的電郵，皇帝般高高在上的態度會令人反感；也有專挑別人毛病的，指斥有甚麼不對，卻永遠不會提出實質可行的方法。說人不對容易，但應同時提出有建設性的建議，不然只會是一封「放負」的電郵。

內容愈簡潔愈好

有一些電郵字面很漂亮，但字裏行間暗藏嘲諷的味道。其實電郵內容本身愈簡潔愈好，如果每一句都「有骨」，語帶譏諷的話，將心比己，你若是收件人也會感到難以接受。不過，筆者認為最差的寄件者，是每次都客客氣氣，好像好好先生，然而一點事情都辦不到的人。

雖然說態度決定一切，但身為高層，不只是態度好便夠，公司請你回來是做實事解決問題，不是討好全世界然後自己不用幹活的。所以，筆者對態度好、但永遠不做事的人最反感。說了那麼多，其實筆者是想提醒大家三思而後行，寫電郵是香港上班一族每天要做的事情，切記按掣前先「停一停、想一想」，不要胡亂不假思索地就發出電郵！