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電郵的溝通藝術 高層不只是態度好便夠|葉成輝博士專欄

商業

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公司近期舉辦電郵寫作班,筆者立即去報名,很多高層同事私下問筆者為甚麼還要學怎樣寫電郵?其實電郵是一種溝通藝術,一看便高下立見,亦會影響收件人對你的印象。目前香港商界正式的溝通渠道仍以電郵為主。說是香港商界,因為說實話,內地很多企業,已經把主流溝通渠道設為微信了。雖然微信固然有它的好處和方便,但亦較為隨意,有時候要找一個人也不太容易,因為很多人都不會用真名,如果沒有備註,要弄清楚誰是誰就不太可能。

筆者有朋友在微信的名稱叫「我是一條蟲」、有叫「海闊天空」、有叫「花花愛唱歌」,更有叫人摸不著頭腦的「騙子」、「薯頭」、「特兒」等,確實不容易找對人。以前任職美國公司時,很講究電郵禮儀,副本抄送叫cc(carbon copy),也有副本密送bcc(blind carbon copy),所以有時候老闆暗地裏拷貝了其他同事,而你蒙在鼓裏。

負面電郵要單獨處理

美國公司也講究輩份,潛規則是電郵副件抄送時,需按職級高低來排序以示尊重,但現在大家好像已經不太介懷誰先誰後了。不過當你需要其他部門同事協助時,應該cc他們的直屬上司,至少讓人知道你要做甚麼,或為甚麼找他的下屬。最近聽說不少由高級員工發出的電郵都有點弊病,大家應該好好學習以作改善。英文文法這裏就不說了,最常見的問題是電郵戰爭(email war),你一言我一語的罵戰,也以回覆所有人的方式讓全世界知道,其實負面的電郵盡量要單獨處理,當然也有例外。

另外一種是尚未了解事情始末又沒有問清楚,便盡快把球踢到對家。其實把工作丟給他人,也不代表與你無關,一個負責任的領導不會先行「落閘」,他會把整件事的來龍去脈弄清楚才作決定,自己應該負責的事還是自己做好,千萬不要踢來踢去。此外,筆者收過冷漠甚至囂張的電郵,皇帝般高高在上的態度會令人反感;也有專挑別人毛病的,指斥有甚麼不對,卻永遠不會提出實質可行的方法。說人不對容易,但應同時提出有建設性的建議,不然只會是一封「放負」的電郵。

內容愈簡潔愈好

有一些電郵字面很漂亮,但字裏行間暗藏嘲諷的味道。其實電郵內容本身愈簡潔愈好,如果每一句都「有骨」,語帶譏諷的話,將心比己,你若是收件人也會感到難以接受。不過,筆者認為最差的寄件者,是每次都客客氣氣,好像好好先生,然而一點事情都辦不到的人。

雖然說態度決定一切,但身為高層,不只是態度好便夠,公司請你回來是做實事解決問題,不是討好全世界然後自己不用幹活的。所以,筆者對態度好、但永遠不做事的人最反感。說了那麼多,其實筆者是想提醒大家三思而後行,寫電郵是香港上班一族每天要做的事情,切記按掣前先「停一停、想一想」,不要胡亂不假思索地就發出電郵!

撰文:經一編輯部圖片來源:資料圖片