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辭職信格式範本教學|遞信前7大須知+英文範本

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【辭職信攻略】打工仔出花紅後,就到轉工季節了,如果你有計劃轉工,是候準備辭職信了。員工轉工一封得體而有禮的辭職信是必須的。辭職信切忌冗長,讓老闆、上司、HR一目瞭然,必須注意以下7個要點。

辭職信7大要點

1. 辭職信上款(抬頭)、下款

所謂入屋要叫人,辭職信必須有上款,一般而言,辭職信的收件人都是自己的直屬上司(上司收到後,再轉交到人事部);下款則是你自己的名字,還要親筆簽名,以確保信件是由你本人發出。

2. 最後工作日

辭職信是一份白紙黑字的文件,一封資料齊全的辭職信,可令你受到勞工法例的保障,辭職信須交待你現正辭去現時的職位,並列明最後工作日,根據《僱傭條例》,已通過試用期的僱員,辭職時需給予公司一個月通知期,否則就要給予代通知金。

僱傭條例一個月的定義

《僱傭條例》列明,一個「月」指由發出終止僱傭合約通知之日起計,直至下個月份同一日的前一日 (如2月13日至3月12日);如下個月份並無同一日,則至下個月份最後一日 (如 1 月 30 日至 2 月最後一日):如發出通知之日為一個月的最後一日,則至下個月份最後一日 (如 2 月最後一日至 3 月 31 日)。

實際離職日期,還須與上司及人事部商討,以便安排好工作交接才離職。

離職通知期計算方法
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(圖片來源:《受夠了!我要炒老細》劇照)

3. 離職原因

辭職信可簡單交待離職原因,例如有新發展、轉換工作範疇、升學進修等。 離職原因及用詞須保持正面,切勿把對公司的不滿寫出來,好來好去。建議大家遞信前拜讀資深獵頭人張慧敏、人稱Son姐的意見:寫辭職信最緊要係乜?學識凡事留一線 日後好相見

延伸閱讀:嗌辭職要脅加薪好蠢 6個錯誤行為影響日後搵工

4. 交接事項

辭職信可列出離職前未必能夠完成的工作,可建議處理方法,亦可表示願意協助同事完成交接。遞信後亦建議親自跟上司進一步協商工作交接安排。

5. 表達感謝

辭職信的結尾部分,可對公司及同事的栽培和機會表達謝意,最後宜以「Sincerely」收尾,保持得體有禮。

【 辭職信 點寫?】範本、原因、格式、禮儀教學 遞信前必睇7要點
(圖片來源:photoAC)

6. 親自交實體辭職信

隨著科技發展,不少打工仔開始以電郵代替書面辭職信,究竟是否需要打印一份實體信件呢?這視乎每間公司文化,若大家不太肯定,普遍來說還是親手交一封正式的書面通知書給上司較為妥當。

避免以WhatsApp訊息辭職

不過,千萬不能以WhatsApp訊息代替!常有僱主在社交媒體抨擊,公司的年輕員工不懂規矩,在WhatsApp發出辭工訊息後便失蹤,沒有給多通知期或代通知金的事件。想避免成為僱主口中的「不負責任新一代」,必須遞交實體辭職信。再者,公司絕對可以用「非正式辭職通知」的理由而不接納你的請辭。

7. 遞信時機

此外,遞信的時機亦是不可忽視的一環, 如非緊急得需要即時遞信,最好時機為星期五放工前一小時,好讓雙方都有一個周末時間作緩沖。謹記不要在上司趕著開會前,或者明知他當日行程緊迫,仍提出辭職;倘若上司不在辦公室或不在港,你又必須在當日遞信,請先跟上司商討辭職事宜,得批準後,可以電郵方式遞交辭職信,待上司回來後再親自補交實體信。


辭職信英文範本Sample

標題

Resignation – Your name

首段:交代職位名稱、離職原因和日期

Dear [your boss’s name],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [position title] because of [your reason, eg. family reason]. My last day will be [your last day—usually one to two month(s) from the date you give notice].

中段:禮貌表達感謝

Thank you for the support that you have provided me during the past [amount of time you’ve been in the role].

I have greatly enjoyed and appreciated the opportunities I have had to [a few of your favorite job responsibilities], and I have learned [a few specific things you’ve learned on the job], all of which I will take with me throughout my career.

尾段:交代交接安排

If I can be of any assistance during this transition in order to facilitate the seamless passing of my responsibilities to my successor, please let me know. I would be glad to help however I can.

I wish you and [name of company] continued success, and I hope to stay in touch in the future.

Sincerely,

[Your name]

祝願大家前程錦繡!

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圖片來源:unsplash、photoAC、《受夠了!我要炒老細》劇照、《我要準時下班》劇照