3類電郵溝通常犯英文簡寫錯誤 ASAP、FYI應否出現?|Ken Ng

3類電郵溝通常犯英文簡寫錯誤 ASAP、FYI應否出現?|Ken Ng

上司溝通的電郵,讀者是否曾犯過不少錯誤?今期談談一些英語簡寫,可能引致的問題。

撰文:Ken Ng (KEN哥哥)|圖片:Unsplash

跟上司溝通的電郵,一般來說應該用semi-formal(半正式)的寫作風格。

Contractions(收縮寫法)

一般的contraction(短寫)可以接受,但是最低限度也要保證正確。以下的常見英文短寫錯誤,不少native English speaker(英語為母語用者)也會常犯。

1. Its vs It’s

Its =“它的”
It’s =“它是”
例如: We need to focus on its strength; It’s strength that what’s most important.

2. Your vs You’re

Your=“你的”
You’re = You are =“你是”

例如: Your patience is greatly appreciated; You’re a patient person.

3. There vs They’re vs Their

There =“在那裏”
They’re =“他們是”
Their =“他們的”
例如: The food is right there;They’re all hungry;The students each brought their lunch.

Overusing Abbreviations(過分使用簡稱)

有不少名稱過於複雜,為了避免重複,經常選擇用abbreviations(簡稱)。HKU = Hong Kong University,一般來說不需要過多解釋。但過分使用abbreviations,就會令到訊息不明顯。

例如:BTW, the project on MRC needs to be done ASAP. The REC employees are working with HKU and they need a response soon.

雖然BTW和ASAP應該明白。但是MRC、和 REC和HKU的意思,在信件上並不夠明顯。HKU是Hong Kong University還是Hong Kong Union? 雖然使用簡稱可以接受,但是我們亦應該體諒閱讀者的感受。

在書寫之前,應該考慮究竟對方會否明白我們的意思呢?最安全的做法就是儘量減少使用簡稱。雖然如此,以下是一般電郵上可以接受的abbreviation。

  • ASAP = As soon as possible
  • EOD = End of day
  • NRN = No reply necessary
  • PS = Postscript
  • FYI = For your information

電郵應避免 Vague language(含糊的語言)

給上司的電郵不應該含糊。在電郵上你應該有足夠的寫作空間,去清楚地列明你想傳遞的訊息。盡量避免vague(含糊的語言),以下有一些常見的需要避免的含糊字眼:Some、 Many、 Certain、 May、 Thing、 Most、Generally。

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