【職場英語】返工聽電話第一句應該講咩?如何禮貌地表示自己唔得閒?打畀人記住要問呢樣嘢|Ken Ng

【職場英語】返工聽電話第一句應該講咩?如何禮貌地表示自己唔得閒?打畀人記住要問呢樣嘢|Ken Ng

在辦公室用電話交談公事的文化,已逐漸被其他通訊方法所取代,如電郵或短訊。縱使科技再發達,亦難以替代電話溝通的好處。今期談談假若要以電話跟別人溝通,有哪些實用的例子。

撰文:Ken Ng (KEN哥哥)|圖片:Unsplash、iStock

在處理緊急事情時,即時的溝通和及時的危機處理是分秒必爭的,哪怕只是短短的一秒,得出的結論可以截然不同。

應先說出自己名字

一般職場電話交談的開場白,有以下範例:

1. Hi! This is Ken speaking.(嗨!我是Ken。)

在辦公室接聽電話時,應說出自己的名字,縱使所接聽的電話是個人直線,亦須告訴對方自己的名字,雖然聽起來感覺會比較拘謹,但這是專業的做法。

2. This is Eric calling.(我是Eric來電。)

這是辦公室常見的電話交流開場白,接電話者和來電者,須清楚說明自己的名字、身分及聯絡目的。

3. Hi! How may I help you?(你好!我有甚麼可以幫到你?)

這是另一種既有禮貌又友善接聽電話的開場白,而且是非常百搭的。這個用法尤其適合用於接聽對外的電話(例如客戶或其他部門來電)。

【職場英語】打工仔返工聽電話必學 應如何自我介紹 點先係地道講法?|Ken Ng
圖片:Unsplash

較地道留口訊說法

另外,亦有一般職場電話交談常見的情況。接聽電話時,我們可能需要留口訊給別人,或替別人傳遞訊息。

  • 例子:Could you take a message for me?
  • 翻譯:你能否幫我留下一個口訊?

除了可以用「leave a message」外,外國人也喜歡用「take a message」(留口訊),後者是比較地道的說法。

  • 例子: Could you take a message for me for Henry? Would you please tell him to call accounting ASAP? Thank you so much.
  • 翻譯:你能否替我留一個口訊給Henry? 你能否叫他盡快致電給會計部?謝謝。
【職場英語】打工仔返工聽電話必學 應如何自我介紹 點先係地道講法?|Ken Ng
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Did I catch you at a bad time?(你是否現在不方便接電話?)/You caught me at a bad time.(我現在不方便傾電話。)

在忙碌的工作環境下、會議一個緊接一個的情況下,很多時候都不方便接聽電話。「Catch (you/me)at a bad time」也是一個地道的英語說法,其書面意思是解作「這不是好的時機去捉住(我/你)」,意即表示不方便接聽電話。

例子1:Did I catch you at a bad time? I’ll call back.(翻譯:你是否現在不方便?我遲一點再致電你吧。)

例子2:You caught me at a bad time. I’ll have to call you back.(翻譯:我現在不方便接聽電話。我會遲一點致電你。)