未來工作場所將是混合模式 Microsoft陳珊珊：「數碼轉型現在才開始」
撰文：經一編輯部｜圖片：由受訪者提供、新傳媒資料室
Microsoft於產品及服務各方面協助業界數碼轉型，集團認定香港市場的重要地位，並繼續增加在港投資。疫情於2020年初爆發初期，大家都感到恐慌，企業實施在家工作安排，減少員工之間交叉感染的風險。作為國際科技巨擘，Microsoft的香港辦公室，於各方面早已引入最新技術，不過當疫情爆發，亦要作出相應配合。
數碼技能愈趨重要
Microsoft 365內有一個名為Power Apps的低程式碼開發平台，用戶可透過低開源碼（low code） 設計與開發應用程式，使用預建模型輕鬆建立程式及將數據整合，所以即使不是資訊科技專才，也可以做到。
Microsoft香港總經理陳珊珊說：「公司規定所有進入辦公室的員工都要進行健康申報，人力資源部的同事，便使用Power Apps編寫程式，方便同事申報。」Microsoft內部設有培訓課程，讓員工學習各種數碼技能，包括使用Power Apps撰寫流程，遇上臨時情況時，未必凡事均需要倚賴資訊科技部的同事。
「在新常態之下，數碼技能就像語言技能，員工最少要懂得掌握低開源碼或無開源碼技術，這些技能等同於寫memo。」
企業的數碼轉型包括了三個主要部分，以上情況反映其中兩個部分，分別是科技（Technology）及技能（Skill Set），還有一個部分是心態（Mind Set）。在新常態之下，經已沒有如常的生意模式（business as usual），不能「一本通書讀到老」，就像餐飲業，必須在堂食以外，發展外賣生意。
Microsoft香港其中一個客戶，設計出雲端點餐系統的軟件即服務（SaaS），餐廳只需繳付月費，便能於極短時間內數碼轉型，提供網上點餐及外送服務。去年教育界受到嚴重影響，莘莘學子停課不停學，Microsoft推出教育版的O365，除了視像會議功能外，還方便教師派發、批改功課，讓學生能夠以小組形式做習作。
醫療界別方面，與Microsoft合作的醫療機構，於數週之內推出網上面診服務，方便非緊急病人於網上預約時間及接受診症，藥物可獲安排送到家中，減輕人們不欲到診所的疑慮。
重塑工作場所
至於作為香港命脈的金融業，Microsoft與卓佳（Tricor）合作推出eAGM系統，方便上市公司於網上進行週年股東大會，讓這些企業與投資者保持溝通，並且奉行良好的企業管治。全港各行各業都在數碼轉型，生意節奏變得急速，很多項目都要在極短時間內完成，令陳珊珊在管理上也要作出相應的調節。
「疫情下需要遙距辦公，惟管理層的存在相當重要，這段期間我歸納出三個『E』的方程式。」
第一個「E」是Empathy（同理心），員工在疫情期間面對不同困難，公司盡可能提供靈活性，例如當全部家庭成員均在家工作或學習，容易衍生其他問題，因此Microsoft的辦公室同時開放，讓有需要的員工返回公司工作。
第二個「E」是Empower（授權），由於市場情況瞬息萬變，客戶要求往往非常迫切，員工無法凡事請示上司同意，因此要下放權力，讓他們快速回應顧客需求。最後一個「E」是Engage（參與），雖然與員工見面機會減少，但要保持溝通，讓員工任何時候均能夠找到管理層。
今年是Microsoft香港成立30週年紀念，陳珊珊認為集團在港的發展可以分為三個階段，首階段是建立（Build），執行創辦人比爾蓋茨 （Bill Gates）的願景，讓電腦出現在每個辦公室、每一個家庭的桌面上。
約於十年前進入第二個階段創造（Create），當時雲運算仍在起步，Microsoft香港率先開始設立數據中心，透過不同裝置的運算能力，可以收集數據，然後在雲端整合及分析，再將洞見回饋，讓負責的人作為參考及作出適當行動。
現時進入第三個階段重塑（Re-invent），新常態之下，重塑了工作場所（workplace），辦公室並不是唯一的工作地方，員工在不同地方工作，然後透過雲端協作；資訊科技的工作不再只限於指定員工，每個人均要掌握一定的數碼技能。
創造全新市場
「數碼轉型其實剛剛開始，市場需求仍然龐大，即使疫情過去，也不會走回頭路，因為不少公司發現數碼轉型，為他們創造了全新的市場。」
以零售業而言，從前只做實體店的公司，只能接觸到當區客戶，發展電子商易後，卻能接觸其他區域，甚至是海外市場的顧客。遙距辦公之下，身處不同地方的人才能夠協作，打破地域限制，企業聘用專才更具彈性，令業務可塑性更高。
根據Microsoft集團的業績報告顯示，2020/ 2021年度第二季（即2020年10月至12月），集團於網絡安全範疇的生意按年大增五成；雲端業務亦增加四成。去年9月，Microsoft香港舉辦Envision Forum年度大會，行政總裁Satya Nadella親自出席，並與香港團隊進行遙距對話，肯定香港是集團其中一個重要市場，並且承諾將會繼續增加投資。
因應雲端業務不斷擴展，Microsoft香港將增設香港Azure可用性區域，另會推出因應不同行業度身訂做的雲端服務，包括健康護理、零售、建造及金融服務行業等。培育人才是數碼轉型其中一個重要部分，Microsoft去年與LinkedIn合作為全球3,000萬人提供數碼技能培訓，香港受惠人數達90,000名。
Microsoft香港與職業訓練局合作，後者成為全港首間專上學院設立的Microsoft認可考試中心，方便人們學習數碼技能並獲得相關專業認可。此外，Microsoft香港亦與大學及教育局合作，為不同年齡層的人士，提供數碼教育。
ABC管理理念
陳珊珊畢業於香港大學電腦學系，當年是相對嶄新的學科，60多名學生之中，僅八名是女性，她本身數理科成績不俗；加上出於好奇而報讀該學系，並且因而購入人生中首部電腦。
「學習期間，我發現這個科目相當有趣，原來資訊科技可協助解決各種複雜的問題。」
畢業後，陳珊珊順理成章進入資訊科技行業，先後從事技術及顧問等層面，接觸到不同的範疇。她於2017年加入Microsoft香港，現時管理300多名員工，管理理念可以簡單概括為ABC。
A是指Ambition（志向），要令員工擁有上進的心（aim high），雖然疫情令工作出現各種困難，但管理層要有同理心，於各方面提供支援，協助解決問題，最重要是令員工清晰願景（vision），為他們創造動力。B是Balance（平衡）， 人生由不同部分組成，於不同場境擔任不同的角色，管理層要能提供彈性，例如混合的工作模式。C是Change（改變），很多人覺得改變帶來不安，其實凡事有兩面，改變同時帶來機會，例如疫情雖然是危機，但這個改變亦潛藏了機遇。
「Microsoft文化當中有兩個『成』字，包括『成就』（empower），能夠成就他人成功，就是創造了價值；另一個是『成長心態』（growth mindset），要勇於走出舒適圈，學習不同的東西。」
未來的工作場所
根據Microsoft工作趨勢指數報告，未來的工作場所，主要有以下數個特色，首先是混合模式，60%受訪者喜歡在家工作，然而仍有50%受訪者喜歡面對面的接觸，因此工作場所將是混合模式，真正的辦公空間在雲端，所有員工可在這兒取用相同的資訊。
調查發現，在疫情下，六成管理層認為與員工之間的隔膜比以前大，因此工作場所的分析成為重要參考工作之一，能夠讓管理層從中發掘洞見，例如哪種開會模式最具效率。
很多人以為未來主要透過視像會議工作，其實這只是其中一個部分，現代化辦公環境（Modern Workplace）更包括虛擬協作，以及將企業業務流程數碼化，例如簽署合約文件以及人力資源流程如報銷開支和請假等，都可透過安全的數碼平台處理，甚或利用混合實境（Mixed Reality）等裝置進行遙距協作。
