在家工作｜中小企用Zoom隨時召開視像會議 香港寬頻員工用手機聽辦公室電話｜武漢肺炎
撰文：Smart ED編輯部 ｜ 圖片：由受訪者提供、新傳媒資料室
市場推廣公司Ztoa Group共有20多名員工，農曆新年假期後，即實施在家工作安排，因應工作性質，約有兩成員工可以在家工作，毋須返回公司。由於部分員工在辦公室，部分在家，較難一起討論工作，容易影響工作進度。
隨時召開視像會議
Ztoa Group近期發展柬埔寨市場，其行政總裁鄧國健（Kenny）已習慣透過軟件與當地同事溝通，因為這次疫情，他將這些軟件介紹給其他同事使用。如需要召開雲端視像會議，他會使用軟件Zoom方案，一按便能開始會議，簡單將會議連結分享給同事，對方按一下便能進入會議，毋須登記，而且可在手機或桌面電腦進行。若雙方均開著鏡頭，可看見對方樣子，任何一方講解時，可在屏幕顯示相關文件，電腦或手機屏幕或圖像，甚至使用白板功能協作。
遇上小組討論，他會加上視像會議的設備，包括Jabra的攝影鏡頭及會議揚聲器，這樣畫面可以同時顯示各人樣子，輪流發言，毋須捱近鏡頭才看見樣子或聽到聲音。Kenny特別找來Zoom及Jabra的代理，聯同前新聞記者及主播、現任企業顧問的李燦榮一同主持中小企抗逆實戰方案網絡研討會，使用相關器材，以視像會議的形式，與網民共同探討議題。Zoom由第一線集團（DYXnet）代理，其集團業務發展總監林振志（Alvin）表示，該軟件最先於2011年在美國推出，其母公司於2019年底上市，現時客戶包括不少跨國企業，包括滙豐控股（00005）。
教育員工重視效率
Zoom設有免費版及付費版，前者可發起最長40分鐘的會議，讓最多100人參與；付費版每個主持賬戶（Host Account）年費1,170元起，會議沒有時間限制，過程可存放至雲端，隨時翻看或分享。Zoom另設有企業版，更可召開多達1,000人參與的視像會議或網上研討會（Webminar），並且同步顯示49位參與者的視像。第一線集團於中、港、台合共聘請約450名員工，基本上絕大部分的員工均在家工作，如有需要返回辦公室工作，必須事前獲得主管的審批。
員工返回第一線集團的辦公室工作，進入辦公室前，員工必須量度體溫，填寫健康問卷，包括申報自己及家人的外遊紀錄，以及依從內部的衞生指引。由於大部分員工在家工作，因此各部門同事開工時，透過軟件進行溝通，了解自己當天的工作；臨放工前，再透過軟件進行會議，做個小總結，溝通工作進度。推行在家工作期間，Kenny認為需要花時間教育同事，讓他們了解這種工作模式講求效率，所以著重表現多於時數；同時要讓他們適應彈性工作，遇有需要的話，即使過了正常辦公時間，也要完成工作。
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香港寬頻防感染 分隔辦公室
香港寬頻（01310）在港聘用約3,400名員工，農曆新年假期後已讓大部分辦公室同事在家工作，原定直至2月16日，有鑑於政府宣布全港學校停課，以及新冠肺炎疫情持續，集團宣布延長措施至3月15日。
彈性安排工作位置
香港寬頻持股管理人兼人才及使命總裁陳振宇說：「集團需要維持與客戶相關的服務與支援，因此部分員工仍然需要返回辦公室工作，約半數員工可以在家工作，盡量減少同事上班途中或在辦公室感染的風險。」集團為需要上班的辦公室同事、前線服務及分店員工，提供口罩及酒精搓手液，同時提醒他們時刻注重個人衞生。為降低交叉感染風險，集團制定了「分隔辦公室間安排」，將同一部門的員工，安排到辦公室的不同位置。
「假設部門共有20人，我們會將同事分為小組，然後分開地方工作，大家以電話、電郵溝通，避免面對面接觸。」
由於僅半數同事上班，人數大減；加上辦公室原本已有開放式設計及流動辦公桌，故能夠彈性安排同事的工作位置。
「集團數年前已開始構思在家工作方案，方便需要照顧家庭的員工，包括為員工提供合適器材，當這次疫情開始發生，我們能夠快速而順利地安排。」
集團內部使用公司提供的方案，讓員工在家工作，包括Mobile Office App，可在手機接聽辦公室電話，並於外撥電話時展示辦公室電話號碼；另設有電話會議服務方便溝通。
讓員工有自主權
近日有銀行員工於在家工作期間外出行山，陳振宇強調香港寬頻著重員工的實際效率，而這並非透過無時無刻監察去達到。
「集團文化重視下放權力，信任員工，當然作為上司或主管，有責任讓員工清楚知道自己的工作內容，然後定期檢討。」
集團了解員工在家工作，始終無法如上班般專心一致，必須讓員工擁有自主權，兼顧家事及工作，例如照顧家人吃飯而令午飯時間較長，或者下班時間過後仍需跟進工作。
「集團無時無刻將員工安全放在首位，我們時刻留意疫情發展，以及了解不同的工作方式，隨時作出相應調整。」陳振宇說。
在家工作小貼子
中小企抗逆實戰方案網絡研討會幾位講者，提到在家工作經常遇到的問題，以下是幾個貼士，可作參考。
1. 營造工作環境
在家工作較難進入工作狀態，可以嘗試指定一個工作空間，每當進入這個地方便是工作，避免經常分心。
2. 設定休息時間
平日在家以休息為主，在家工作的話，不能隨時隨地都休息，應該設定休息時間，例如每兩小時休息15分鐘，令工作更有效率。
3. 避免家人騷擾
在家工作期間，應預先與家人商討，避免工作時被打擾，若有子女或者寵物，應安排其他人代為照顧。
4. 視像或電話會議
進行視像會議時，家居環境容易被攝入鏡頭，Zoom可以協助遮蔽背景；要避免小朋友喧鬧聲音影響會議，Jabra的耳機可協助消除雜音。
