番茄工作法4大原則和步驟 讓你超高效率工作!台灣IQ180大臣唐鳳都沿用「番茄鐘」20年

番茄工作法4大原則和步驟 讓你超高效率工作!台灣IQ180大臣唐鳳都沿用「番茄鐘」20年

番茄工作法又名Pomodoro Technique,可說是習慣拖延的人士的救星,連台灣天才IQ大臣唐鳳都沿用番茄鐘20年。簡言之,番茄工作法是一種間歇性高度集中的工作方法,先工作25分鐘再休息5分鐘,重複4次後可休息15至30分鐘。下文將詳解採用番茄工作法時的原則、貼士、步驟和心得,助你高效完成工作。

撰文:經一編輯部|圖片:unsplash

「台灣天才IT大臣」唐鳳也沿用番茄鐘20年 甚麼是番茄工作法?

「台灣天才IT大臣」唐鳳早前接受媒體專訪時,提到自己20年來都慣用番茄工作法,因而引起廣泛討論。

番茄工作法是一個時間管理的方法,由Francesco Cirillo於1987年發明,當時他為了完成某社會學書籍的一個章節,拿來廚房裡的一個番茄鐘,為自己定下目標,在接下來的2分鐘裡集中精神讀書。自那時起,他便開始研究高效的工作和時間管理模式,如研究番茄鐘每次應設定多久、一天裡能完成多少個番茄鐘、每次番茄鐘之間休息多久等等,後來便成為廣為人知的番茄工作法。

間歇性高度集中工作25分鐘

簡單而言,番茄工作法是間歇性高度集中工作的模式,方式如下:

  1. 每個番茄鐘維持25分鐘,期間高度集中於計劃好的工作之上
  2. 休息5分鐘後再開始另一番茄鐘
  3. 每完成4個番茄鐘便可安排一次時間較長的休息時間,介乎15至30分鐘

你只需要一個計時工具,以及計劃和記錄執行進度,便可以開始執行番茄工作法。

甚麼是番茄工作法?4大原則和步驟助你掌握如何高效率工作 台灣天才IQ大臣唐鳳都沿用番茄鐘20年
番茄工作法是間歇性高度集中工作的模式。

番茄工作法的數個原則和注意事項

正式解說執行番茄工作法的具體步驟之前,先了解幾個執行番茄工作法的原則和注意事項:

  1. 能清楚看到計時器和剩餘的時間
  2. 每個番茄鐘不可打斷,即那25分鐘都必須全部用來工作,因此講求高度集中
  3. 每個番茄鐘不可分割,即每個工作時段都必須為25分鐘,不能分割為半個(12.5分鐘)或五分一個(5分鐘),亦不能「做埋先」而做多過25分鐘
  4. 到休息時間時,必須真的放下手頭上的工作,亦不要處理複雜的工作,最多處理一些輕鬆的事務,或調整當日的工作計劃

執行番茄工作法的步驟

1. 計劃

先按優先次序排列當日的工作事項,並另外劃分臨時緊急事項欄目,以便臨時加入其他工作事項並再作調整。

就著每個工作事項,估計自己需要多少個番茄鐘的時間(每個25分鐘)才能完成。假如那些事項毋須25分鐘才能完成,你可以將數個小項目放於同一個番茄鐘之中。假如該事項需要超過5至7個番茄鐘才能完成,即代表這個task太複雜,最好再拆成幾個工作事項。

2. 展開番茄鐘

當番茄鐘開始後,便必須運作25分鐘,只以完成這個番茄鐘的工作為目標,過程中最難的是抵受干擾。

假如你在番茄鐘開始後突然想起一些待辦事項,例如起身斟水,或回覆WhatsApp,又或是查看email等,先在記錄表上寫下記號,簡單如「’」亦可,再決定何時完成這些事項。假如不是那麼緊急,便可先將事項和其deadline記在記錄表上,稍後再安排番茄鐘處理;假如是緊急事項,需要在當天處理,便納入臨時緊急事項欄目。之後便繼續手頭上的工作。

在完成那個番茄鐘後,或每4個番茄鐘後,你都可以先檢視或安排這些待辦事項,假如是緊急事項,便可先在緊接的番茄鐘中完成。

假如你提早完成工作,並把握餘下的時間再作檢查。

3. 休息

每完成一個番茄鐘後,應確切讓腦袋休息放鬆,否則便會影響在其後的番茄鐘的集中度。當完成4個番茄鐘後,便休息15至30分鐘,外出走走也不妨。

假如你有其他的瑣碎事項需要處理,可以在休息時間期間記下,並撥入之後的番茄鐘時段之中。

4. 記錄、檢視和反思每個番茄鐘

每完成1個番茄鐘後,在記錄表上寫下記號,重點不在完成事項的細節,而是在於完成工作事項所需的精力,即番茄鐘的數目。而當完成一個工作事項時,便劃去該項。

在每日完成工作後,可以檢視一下自己每項工作實際用了多少時間,以及與完成計劃的數目相差多少,以便你將來能更加準確計劃工作。

其次是檢視整日下來的干擾和待辦事項,能讓你更易理解自己的腦袋在集中工作時冒出的想法和念頭,亦能讓你察覺是否有些工作事項應納入計劃之中。

假如番茄鐘被中斷,該怎麼辦?

由於不能分割番茄鐘,假如你在集中工作10分鐘後有緊急事項必須立即處理,而打斷工作進度,該番茄鐘便只好作廢,休息5分鐘後再重新開始一個新的番茄鐘。

而事實上,大部分我們以為需要立即處理的事項,都可以遲10至15分鐘才處理。假如你在開始番茄鐘不久後便受到干擾,而該事項是無法待20分鐘後才處理,或可先行處理再重新計算番茄鐘。

面對干擾時,先想想哪些項目能等待完成這個番茄鐘後才處理;如果可以,便立刻在記錄表上記下,在休息時間過後或在之後的番茄鐘才處理。

用甚麼計時器和記錄工作進度最好?

市面上有不少手機App或電腦軟件用以執行番茄工作法,包括計劃、計時和記錄等功能。

然而,大家應以盡量簡單為原則,不要令記錄變得過於繁複。

其實最好還是回歸紙筆,避免每次完成一個番茄鐘或臨時記下新增工作時又得打開手機輸入,頂多是利用一些番茄鐘計時App,免卻每次調校鬧鐘的時間。

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大家應以盡量簡單為原則。

編排番茄鐘的例子

番茄鐘工作法實際實行起上來時,可以如何編排?

假設陳小姐的工作時間是上午9時至下午5時,首個番茄鐘可用於回顧昨日工作和計劃今日全日的工作計劃,然後展開一組4個番茄鐘。

然而第2個番茄鐘才進行了一半時便被老闆打斷,陳小姐決定暫停手上的番茄鐘。

開完短暫的會議後已是10時15分,陳小姐再重新開始第2個番茄鐘;完成第4個時已是12時,便開始午飯時間,好好休息。

陳小姐下午1時返回辦公桌,再完成4個番茄鐘後已經是下午3時,休息30分鐘後距離下班時間只剩下一個半小時,此時便可開始一組3個番茄鐘,最後一個用以好好記錄並回顧是日工作。

找出最好的節奏 調整出你的番茄鐘長度

每個人的集中力和工作習慣各異,大家可以稍微調整番茄鐘和休息時間的長度。一般而言,工作時間最好還是不要超過40分鐘,而休息長度亦需以不要打斷工作節奏的原則為主。

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一般而言,工作時間最好還是不要超過40分鐘,而休息長度亦需以不要打斷工作節奏的原則為主。

不要著眼於浪費了多少時間

令拖延症的人最折騰的是眼白白看著時間流逝,卻沒能完成一件事。有時或許是出於逃避,又或是感覺無從入手,焦慮和自責的感受便隨之而來。

而番茄工作法對於習慣拖延的人來說,可以幫助他們先於接下來的番茄鐘中集中工作。假如該工作事項過於複雜,便直接利用這個番茄鐘作規劃,將工作拆成幾個細項,總之就不要坐著呆等。

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假如該工作事項過於複雜,便直接利用這個番茄鐘作規劃,將工作拆成幾個細項,總之就不要坐著呆等。

最初開始試行番茄工作法,未必可以很理想地全日工作8小時便徹底完成16個番茄鐘。如果可以完成一組4個番茄鐘便算很不錯,往後再逐步提升至更多的番茄鐘。

假如一開始集中25分鐘已很困難,您可以先嘗試設定10分鐘,再逐漸增加至25分鐘。

最後,便是通過番茄鐘工作法再進一步提高自己的工作效率。當你認為某些工作其實可以用更少的番茄鐘去完成,便可透過每日的工作紀錄去找出自己可如何進步。

番茄工作法 Mac app、Chrome extension、手機App推介

1. 小番茄: 番茄工作法 & 任務清單

這個App能在應用於Mac、Windows和手機,亦能新增於Chrome。雖然此App大部分內容都需要另外收費,但不乏最基本的計時功能。在電腦上安裝後計時,能讓你清楚看到番茄鐘剩餘的時間。

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2. 番茄工作摟

這是Chrome的線上應用程式,除基本的計時功能外,更有封鎖部分網站和記下待辦事項的功能。

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3. Pomotodo

Pomotodo支援iOS、Android、Mac、Windows和Chrome extension。這個App的待辦事項能加入hashtag而區分不同的工作事項,一天完結後亦會有全面的紀錄和時間表。更厲害的是,這個App能分析你在哪些日子、時間的效率最高,以便你將來能全面分析和回顧自己的工作安排。

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